Firmare contratti a distanza non è mai stato così facile e sicuro

Per firmare contratti a distanza in comodità e sicurezza è necessario dotarsi di uno strumento gestionale e organizzativo che dia certezza all’utente del documento che si sta sottoscrivendo e ne garantisca il trasferimento in modo affidabile. La soluzione digitale ARKESIGNUM del provider italiano eWitness consente un alto livello di automatizzazione delle procedure documentali, rappresentando un valido supporto per la continuità del proprio business: permette di creare, condividere, conservare e consultare un documento, semplificando il lavoro quotidiano attraverso la digitalizzazione delle operazioni.

Sottoscrizione contratto a distanza, i vantaggi

Va precisato in primis che la possibilità di sottoscrizione di un contratto a distanza è un’importante leva di innovazione per la propria attività. L’utilità di sistemi che consentissero di portare avanti la continuità operativa anche da remoto è emersa con prepotenza sin dagli inizi della pandemia di coronavirus nel 2020, quando la tecnologia ha favorito il rispetto delle regole di distanziamento personale pur garantendo l’opportunità di non interrompere il proprio lavoro. Al di là del contesto di emergenza sanitaria però, la possibilità di sottoscrizione di un contratto a distanza ha benefiche ripercussioni sull’iter di validazione delle istanze, sulla gestione del tempo e, di conseguenza, impatta in modo positivo anche sull’organizzazione personale, nonché sul risparmio di costi.

Come firmare un contratto a distanza

Come firmare un contratto a distanza? Non è un’operazione complessa, se ci si affida a un fornitore del servizio esperto e competente, sempre attento agli aspetti normativi della procedura per garantire la massima compliance. La soluzione più utile è dotarsi di un sistema integrato che permetta di usufruire della firma digitale in un più ampio contesto di gestione del flusso documentale, con certezza del rispetto delle regole in ogni fase e offrendo il massimo livello di sicurezza.

ARKESIGNUM per firmare contratti a distanza: affidabilità e sicurezza

ARKESIGNUM, la soluzione eWitness per firmare contratti a distanza, rispetto ad altri strumenti gestionali presenti sul mercato, ha il valore aggiunto di essere fondato su un know how di stampo notarile. Questo ha comportato l’attribuzione di funzioni allo strumento informatico che permettano di rendere certe le parti del documento che si sottoscrive. L’utente nel sottoscrivere un contratto da remoto può avere il dubbio che il documento che visualizza non sia lo stesso che va a firmare: con ARKESIGNUM non si pone questo problema, perché grazie all’implementazione di meccanismi di identificazione dell’hash del documento, la soluzione pone le parti in una situazione di sicurezza, fornendo la certezza di firmare proprio ciò che si legge.

ARKESIGNUM è quindi in grado di dare la garanzia che quello che si sta firmando è davvero il documento che risulterà sottoscritto. Non è un aspetto scontato, in quanto talvolta nel realizzare queste soluzioni si punta unicamente sulla possibilità di condivisione senza considerare eventuali problemi di autenticità del documento.

Inoltre, la procedura per firmare contratti a distanza prevede oltre alle parti coinvolte per la sottoscrizione anche la figura dell’owner, che si occupa di gestire la transazione. Il ruolo può essere ricoperto per comodità da uno dei firmatari ma non solo. L’owner attraverso lo svolgimento di alcuni passaggi può mettere a disposizione il documento alle parti conferendo la certezza che ciò che si sottoscrive è esattamente quanto è stato negoziato. In più, qualora lo si ritenesse necessario, è possibile coinvolgere il Notaio per ulteriori certificazioni.

Semplificazione dei processi per firmare contratti a distanza

Oltre a queste caratteristiche che fanno di ARKESIGNUM uno strumento particolarmente utile per firmare contratti a distanza in piena sicurezza, la soluzione porta vantaggi anche in termini di:

• Semplificazione delle procedure: la soluzione è molto semplice da utilizzare, si presenta con un’interfaccia user friendly.
• Trasparenza: gli utenti vedono il documento e i soggetti che sono coinvolti, inoltre possono monitorare lo stato di avanzamento della transazione.
• Risparmio di tempo: firmare documenti a distanza è già una pratica che consente di risparmiare tempo in quanto non rende necessario incontrarsi di persona, stampare documenti, subire lungaggini burocratiche. Oltre a ciò, però, ARKESIGNUM velocizza le procedure perché è interattiva e in grado di avvertire le parti quando devono firmare nonché integrata con un sistema di conservazione.

Firmare contratti a distanza e conservare in automatico

Un grande vantaggio offerto dall’adozione della soluzione eWitness per firmare contratti a distanza è l’integrazione con il sistema di conservazione digitale a norma. Infatti, tale sistema è integrato nella piattaforma di ARKESIGNUM e oltretutto non prevede costi aggiuntivi. L’utilizzatore non deve far altro che produrre e sottoscrivere il documento, che poi viene messo in conservazione digitale in modo del tutto automatizzato, senza quindi che sia necessario svolgere passaggi ulteriori o cimentarsi in procedure complesse.

Viene integrata nella soluzione anche un sistema di firma remota, perciò la semplificazione delle procedure è massima: se invece un utente desidera usare la propria firma di cui già dispone, la soluzione prevede un sistema di upload e download del documento facile da usare.