FIRMARE CONTRATTI E DOCUMENTI ONLINE? LA SOLUZIONE ARKESIGNUM

Documenti e contratti firmati online con la trasformazione digitale

La digital transformation può avere maggiore spazio all’interno delle nostre aziende e non solo in momenti di emergenza.

Per dare continuità operativa ai processi aziendali, per cogliere pienamente tutte le sfide proposte, per far emergere il valore aggiunto di una risorsa, delegando a una macchina la mera operazione di controllo, ma anche per gestire lo smart working (che si sta rivelando un’ottima alternativa alla gestione aziendale a cui siamo stati sempre abituati), occorre intendere il digitale come un nuovo strumento di lavoro in grado di garantire le medesime certezze che i processi analogici hanno garantito fino ad oggi.

Piattaforme digitali che consentono di consultare, condividere, approvare, firmare documenti e contratti online, in maniera sicura, facile e immediata possono garantire tutto ciò assicurando una gestione corretta di ogni transazione.

La soluzione di eWitness per la gestione e la firma di documenti e contratti online

La piattaforma ARKESIGNUM è la soluzione per gestire digitalmente il processo di produzione e firma online di documenti e contratti (come ad esempio NDA, deleghe, agreement ecc…) all’interno di un’organizzazione mediante l’utilizzo della firma digitale.

ARKESIGNUM nasce per rispondere all’esigenza di aziende, banche e studi professionali che hanno la necessità di gestire e condividere in maniera sicura contratti e documenti, avere traccia delle versioni degli stessi, avere evidenza delle modifiche apportate dai diversi attori e soprattutto assicurare valore legale al documento sottoscritto inviandolo nel Sistema di Conservazione digitale.

ARKESIGNUM permette l’intera gestione del processo approvativo di un documento infatti:

  • consente la creazione, condivisione e la consultazione di un documento
  • avvisa in tempo reale le parti coinvolte della presenza e della modifica di un nuovo documento
  • tiene traccia del versioning del documento e delle modifiche effettuate
  • consente alle parti di scaricare, leggere e sottoscrivere il documento attraverso l’apposizione della firma digitale
  • offre la possibilità di effettuare in autonomia la verifica delle firme digitali apposte
  • invia automaticamente la documentazione nel Sistema di Conservazione eWitness
  • consente il download del report dei log inerenti alle azioni compiute dagli attori coinvolti nel processo.

Inoltre ARKESIGNUM  offre la possibilità di richiedere la validità delle sottoscrizioni apposte e la conclusione del contratto attraverso la certificazione da parte di un Pubblico Ufficiale.

L’accesso alla piattaforma web è previsto tramite credenziali di autenticazione modulate su richiesta del cliente licenziatario in base al grado di autorizzazione funzionale che gli utenti dovranno avere, nel pieno rispetto delle policy di accesso definite e condivise con l’amministratore di sistema. È possibile ad ogni modo prevedere personalizzazioni relative al sistema di autenticazione.

I soggetti abilitati alla condivisione ed eventualmente alla firma vengono censiti dall’utente licenziatario direttamente nella piattaforma e, grazie a un sistema di alert integrato, verranno notificati prontamente tutte le volte che sarà presente un nuovo documento da condividere o sottoscrivere.

Infine, altrettanto essenziale, tutti gli utenti potranno procedere alla firma digitale dei documenti con un proprio dispositivo di firma qualificata o richiedere a eWitness il rilascio di un certificato di firma.

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