CONSERVAZIONE DIGITALE

Che cos’è?

La Conservazione dei documenti informatici è un processo che, basandosi su regole, procedure e tecnologie certificate, consente di conservare i documenti in formato digitale garantendone autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità.

Conservare digitalmente quindi significa effettuare delle operazioni che, rispettando specifiche norme, consentono di mantenere il valore del documento inalterato nel tempo, bloccandolo nella sua forma, nel suo contenuto e nella sua unicità.

In Italia la conservazione digitale è disciplinata dal Codice dell’Amministrazione Digitale e dalla normativa secondaria specifica ed è obbligatoria per alcune tipologie documentali e fortemente raccomandata per i documenti nativi digitali.

Spesso si confonde l’attività di “archiviazione elettronica” con quella di “conservazione digitale” ma c’è una sostanziale differenza tra le due attività infatti:

  • l’archiviazione elettronica è un’attività che consente la memorizzazione di un documento su un supporto digitale (di fatto si tratta di un’attività simile all’archiviazione cartacea con l’unica differenza che viene usato un supporto diverso)
  • la conservazione digitale, attraverso un processo che si serve di soluzioni informatiche, assicura a un documento autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità. Pertanto non si limita alla “semplice” archiviazione dei documenti informatici ma assicura agli stessi validità legale e leggibilità nel corso del tempo.

Il servizio di conservazione digitale eWitness

Il nostro Sistema di Conservazione aderisce completamente al modello concettuale definito dalla normativa vigente, garantendo la fruibilità degli oggetti digitali conservati per tutto il periodo prescritto dalla legge, indipendentemente dall’evolversi del contesto tecnologico.

Siamo certificati 27001:2013 e accreditati AgID e offriamo il nostro servizio di conservazione digitale in outsourcing sia alla Pubblica Amministrazione che ai privati.

La peculiarità del Sistema di Conservazione eWitness è la presenza del Notaio quale Pubblico Ufficiale che ricopre il ruolo di Responsabile del Servizio di Conservazione e che garantisce, oltre alle caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità, anche i seguenti vantaggi:

  • opponibilità a terzi fino a prova contraria
  • data certa
  • certezza delle operazioni nel Sistema di Conservazione

Il Sistema di Conservazione riceve, oltre ai documenti, anche una serie di metadati che consentono di indicizzare e successivamente ricercare i documenti stessi nel Sistema al fine di garantire la loro piena reperibilità nel tempo.

I documenti digitali, siano essi nativi digitali o ottenuti a seguito di un processo di dematerializzazione, vengono versati nel Sistema di Conservazione digitale eWitness tramite un canale sicuro messo a disposizione da eWitness.

È importante sottolineare che il Sistema di Conservazione digitale eWitness rimane esterno ai sistemi informativi del Cliente, riducendo quindi l’impatto tecnologico e organizzativo che tende così a essere nullo.

Il Sistema di Conservazione eWitness genera l’evidenza delle operazioni effettuate sui documenti versati nel Sistema stesso.
L’evidenza è rappresentata dalla ricevuta di conservazione che è firmata digitalmente e contiene in particolare il codice HASH del documento, ossia un codice alfanumerico che identifica in maniera univoca il contenuto del documento stesso.

La ricevuta di conservazione è generata e messa a disposizione del Cliente in formato PDF o XML.
Una marca temporale viene apposta in modalità detached alla ricevuta di conservazione generata nel formato XML.

Il Sistema di Conservazione inoltre genera quotidianamente i daily log, ossia l’indice dei Pacchetti di Versamento (PdV), che evidenziano tutte le operazioni effettuate dal Sistema sui documenti versati.
Il Notaio, quale Responsabile del Servizio di Conservazione, sottoscrive i daily log apponendovi la propria firma digitale e una marca temporale congelando in questo modo tutte le operazioni inerenti al versamento dei documenti nel Sistema di Conservazione attestandone l’esistenza e la data certa.

Al completamento del processo di conservazione, sarà predisposto il Pacchetto di Archiviazione (PdA) conforme alle normative UNI 11386 SinCRO (Supporto all’Interoperabilità nella Conservazione e nel Recupero degli Oggetti digitali) nella loro versione vigente al momento del perfezionamento dell’operazione.

Per saperne di più consulta il nostro manuale della conservazione.

La soluzione di eWitness per il servizio di conservazione digitale

La tecnologia messa a disposizione da eWitness consente di versare documenti e/o dati nel Sistema di Conservazione attraverso l’utilizzo di uno dei seguenti canali di comunicazione:

  • FTP tramite VPN
  • API Rest tramite HTTPS

Questi canali di comunicazione consentono di stabilire un collegamento sicuro all’interno di una connessione cifrata tramite crittografia asimmetrica (SSL/TLS), fornendo come requisiti chiave:

  • autenticazione
  • protezione della privacy (riservatezza o confidenzialità)
  • integrità dei dati scambiati tra le parti comunicanti

La trasmissione sul canale Web Service messo a disposizione da eWitness è basata sul protocollo HTTPS e avviene tramite API (Application Programming Interface) REST, ossia un insieme di risorse che consentono l’integrazione con il Sistema di Conservazione eWitness in risposta alle esigenze di business.

In particolare rendono possibile:

  • la trasmissione di documenti e/o dati al Sistema di Conservazione eWitness
  • l’associazione dei relativi metadati
  • il recupero delle ricevute di conservazione

L’autenticazione sul canale di comunicazione HTTPS è gestita tramite un certificato SSL emesso da eWitness, approvato dal cliente e firmato da una Certification Authority riconosciuta.

Le soluzioni che sfruttano il sistema di conservazione digitale eWitness

Il Sistema di Conservazione digitale eWitness è la base di tutti i servizi fiduciari digitali proposti da eWitness e può essere utilizzato sia in modo nativo per realizzare la conservazione digitale di lungo periodo, sia come complemento per altri.

Riportiamo un elenco dei nostri servizi che possono utilizzare la conservazione digitale come complemento dell’attività:

Gestione deleghe in formato digitale

Piattaforma che permette la digitalizzazione di un processo di produzione e sottoscrizione di deleghe da parte di tutti gli interessati.

Dematerializzazione con certificazione notarile

Passaggio a una gestione digitale del flusso documentale, offrendo le stesse garanzie di autenticità e sicurezza del mondo cartaceo mantenendone inalterato il valore legale e probatorio.

Estratti notarili da documenti digitali

Soluzione che permette alle aziende che effettuano la conservazione digitale dei libri e dei registri contabili di predisporre estratti notarili da utilizzare in ogni situazione comprese quelle di contenzioso con piena efficacia probatoria.

Conservazione digitale dei libri sociali

Soluzione che conferisce pieno valore legale e probatorio ai libri sociali (obbligatori e non) delle imprese tenuti in formato digitale, con una gestione più efficiente di tutti gli aspetti di sicurezza rispetto alla gestione cartacea.

Archiviazione PEC/mail

Integrazione con Pec Organizer, soluzione leader che certifica il percorso dei messaggi all’interno dell’organizzazione. Le PEC/mail sono conservate nel Sistema eWitness.

Escrow codice sorgente e chiavi grafometriche

Servizio di deposito fiduciario di un oggetto digitale di rilevante valore economico o strategico, da parte di un Depositante nel proprio interesse e nell’interesse di un Beneficiario presso un Fiduciario terzo Super Partes (Depositario, Notaio).

Web Freeze

Servizio di cattura e congelamento dei contenuti web e produzione di una copia degli stessi con attestazione di conformità realizzata da un Pubblico Ufficiale contenente i riferimenti della data e dell’ora in cui avviene il congelamento.

 

Quali documenti possono godere della conservazione a norma?

La sempre crescente mole di documenti informatici prodotti, con la necessità di conferire agli stessi la corretta valenza civile e fiscale, nel corso degli anni ha dato luogo a un progressivo aggiornamento del panorama normativo italiano relativo alla conservazione digitale.

Di seguito un elenco esemplificativo (non esaustivo) dei documenti che è possibile conservare in modalità digitale:

  • Fatture non elettroniche
  • DDT – Documenti di Trasporto
  • Ricevute fiscali
  • Scontrini fiscali
  • Bilancio d’esercizio (stato patrimoniale, conto economico, nota integrativa, relazione di gestione, relazione dei sindaci e revisori)
  • Dichiarazioni fiscali
  • Modulistica pagamenti (es.: modelli F23 e F24)
  • Registri Contabili (es.: libro giornale, registri IVA, mastri, libro inventari, etc.)
  • Libro Unico del Lavoro (LUL)
  • CUD
  • Offerte
  • Contratti
  • Corrispondenza
  • Libri sociali
  • Documenti sanitari
  • Documenti protocollati prodotti da Pubbliche Amministrazioni o da società soggette a obbligo di protocollazione informatica
  • Mandati di pagamento e reversali

Per alcune tipologie di documenti la conservazione digitale è direttamente prevista dalla normativa corrispondente.

Di seguito un elenco esemplificativo (non esaustivo) dei documenti per i quali la norma prevede la conservazione digitale:

  • PEC – Messaggi e ricevute di Posta Elettronica Certificata e corrispondenza
  • Fatture elettroniche verso la Pubblica Amministrazione (PA)
  • Fatture elettroniche
  • LUL
  • Libri e Registri Contabili
  • Libri Sociali