LA NORMATIVA E LE NOVITA’ La tenuta dei libri sociali in formato digitale e la correlativa conservazione sono regolamentati dall’Art. 2215 bis del Codice Civile, dall’Art. 39 (CAD- Decreto Legislativo 7 Marzo 2005, n. 82). Per la tenuta dei libri si fa riferimento anche agli articoli Artt. 2421, 2478 e 2519 e Art. 2375 CC. In particolare nell’Art. 2215 bis CC si legge: “i repertori, le scritture e la documentazione la cui tenuta è obbligatoria per disposizione di legge o di regolamento o che sono richiesti dalla natura o dalle dimensioni dell’impresa possono essere formati e tenuti con strumenti informatici”. La disposizione del Codice Civile pertanto: prevede la possibile informatizzazione della tenuta di libri determina che questi devono essere consultabili in ogni momento. Gli obblighi di numerazione progressiva, vidimazione e gli altri adempimenti previsti sono assolti mediante apposizione, almeno una volta all’anno a far data dalla messa in opera, della marcatura temporale e della firma digitale del legale rappresentante (o suo delegato). Pertanto la tenuta dei libri in formato digitale: non richiede vidimazione iniziale prima della messa in uso dei libri sociali richiede l’apposizione della marca temporale e la firma digitale del legale rappresentante (o Suo delegato) prevede l’obbligo di assoggettamento dei libri sociali all’imposta di bollo. L’attivazione di libri in formato digitale implica la cessazione di quelli in formato cartaceo precedentemente in uso, sui quali sarà necessario operare una formale annotazione con l’annullamento delle pagine già vidimate o numerate e ancora in bianco. LA SOLUZIONE DI EWITNESS PER LA GESTIONE E LA TENUTA INFORMATICA DEI LIBRI SOCIALI La piattaforma per la gestione digitale dei libri sociali è la soluzione che conferisce pieno valore legale e probatorio ai libri sociali delle imprese tenuti in formato digitale. Consente una gestione più efficiente di tutti gli aspetti di sicurezza rispetto alla gestione cartacea, oltre a essere di fatto un portale di esibizione del contenuto dei libri stessi, offrendo anche l’evidenza dell’avvenuta conservazione ai diversi portatori di interessi. La piattaforma: consente la redazione informatica dei libri e la sottoscrizione digitale da parte di tutti gli interessati garantisce l’archiviazione dei libri consente l’apposizione della marca temporale consente la raccolta della firma del legale rappresentante nei termini stabiliti e quindi la tenuta digitale del libro è integrata con il sistema di conservazione digitale a norma offre la possibilità, su richiesta, della disponibilità di un ambiente di versioning per la condivisione dei lavori preparatori alla verbalizzazione. Il servizio è erogato attraverso una piattaforma web alla quale è possibile accedere tramite credenziali di autenticazione modulate in base ai diversi livelli di permesso nel rispetto delle policy aziendali in essere oppure con metodi di autenticazione già in uso nell’azienda stessa. È possibile inoltre richiedere personalizzazioni custom, come ad esempio l’utilizzo del proprio sistema di autenticazione per accedere alla piattaforma. La conservazione dei libri sociali nel sistema eWitness, grazie alla presenza di un Notaio quale Pubblico Ufficiale che ricopre il ruolo di Responsabile del Servizio di Conservazione, offre anche l’immediata possibilità di creare estratti notarili da tali libri se richiesto.
GESTIONE E TENUTA INFORMATICA DEI LIBRI SOCIALI
Cosa sono i libri sociali, quali sono e cosa si intende per libri sociali digitali
I libri sociali sono registri nei quali vengono riportate le attività svolte dalla società e ne riportano anche la sua composizione.
Oltre ai libri e alle altre scritture contabili prescritti nell’articolo 2214 del Codice Civile, l’articolo 2421 del Codice Civile prevede una serie di altri libri obbligatori:
- il Libro dei soci
- il Libro delle obbligazioni (ove emesse)
- il Libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee
- il Libro delle adunanze e delle deliberazioni del consiglio di amministrazione o del consiglio di gestione
- il libro delle adunanze e delle deliberazioni del collegio sindacale ovvero del consiglio di sorveglianza o del comitato per il controllo sulla gestione
- il libro delle adunanze e delle deliberazioni del comitato esecutivo (se questo esiste)
- il libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee degli obbligazionisti (se sono state emesse obbligazioni)
- il libro degli strumenti finanziari emessi ai sensi dell’articolo 2447 sexies.
(Dal 30 marzo 2009, per le S.r.l. e le S.r.l.s. non è più obbligatorio tenere il libro dei soci, a meno che non sia previsto dallo statuto – Art. 16 del D.L. 185/2008 e successiva Legge 02/2009).
Così come previsto dall’art. 2215-bis del codice civile i libri sociali possono essere tenuti:
- in formato cartaceo
- in formato digitale.
Per libri sociali digitali si fa pertanto riferimento alla possibilità, consentita dalla legge, di gestire in formato digitale un libro a partire dalla sua creazione; non sarà più necessario stampare il libro su pagine precedentemente vidimate e gestire e conservare lo stesso in formato cartaceo.
Come si tengono i libri sociali
Nonostante la previsione di cui al predetto art. 2215- bis cc prima dell’avvento della digitalizzazione era prassi comune tenere e conservare in formato cartaceo i libri sociali di una società.
Tipicamente custoditi da personale dedicato, venivano e vengono tuttora archiviati secondo logiche diverse in uffici o aree dedicate trattandosi di documenti riservati.
Un libro, composto da un numero variabile di pagine in bianco numerate e vidimate, viene utilizzato dal personale preposto che stampa periodicamente su questi fogli, e in base alle necessità, il verbale di ogni riunione. A seguire tale verbale dovrà essere firmato, tramite firma autografa, dal Segretario e dal Presidente della riunione e successivamente verrà archiviato.
Tuttavia, oggi è possibile adottare un processo digitale che consente:
- la gestione di un libro e dei correlativi verbali in formato digitale dimenticandosi così della carta, della vidimazione e delle delicate attività di stampa sui libri vidimati
- l’apposizione della firma digitale sui verbali e l’apposizione della marca temporale
- la conservazione digitale dei verbali.
Cosa si intende per dematerializzazione dei libri sociali – la normativa e le novita’
La tenuta dei libri sociali in formato digitale e la correlativa conservazione sono regolamentati quindi dall’Art. 2215 bis del Codice Civile oltre che dall’Art. 39 (CAD- Decreto Legislativo 7 Marzo 2005, n. 82 e s.m.i.).
In particolare, nell’Art. 2215 bis CC si legge: “i repertori, le scritture e la documentazione la cui tenuta è obbligatoria per disposizione di legge o di regolamento o che sono richiesti dalla natura o dalle dimensioni dell’impresa possono essere formati e tenuti con strumenti informatici”.
Gli obblighi di numerazione progressiva e di vidimazione previsti dalle disposizioni di legge o di regolamento per la tenuta dei libri, repertori e scritture sono assolti, in caso di tenuta con strumenti informatici, mediante apposizione, almeno una volta all’anno, della marcatura temporale e della firma digitale dell’imprenditore o di altro soggetto dal medesimo delegato. In caso di società per imprenditore va inteso il suo legale rappresentante.
Pertanto, la tenuta dei libri in formato digitale:
- non richiede vidimazione iniziale prima della messa in uso dei libri sociali
- richiede l’apposizione della marca temporale e la firma digitale del legale rappresentante (o Suo delegato)
- prevede tuttavia l’obbligo di assoggettamento dei libri sociali così come per i libri tenuti in formato cartaceo all’imposta di bollo ed al pagamento della tassa di concessione governativa.
L’attivazione di libri in formato digitale implica la cessazione di quelli in formato cartaceo precedentemente in uso, sui quali sarà necessario operare una formale annotazione con l’annullamento delle pagine già vidimate o numerate e ancora in bianco.
Per dematerializzazione dei libri sociali pertanto si intende la possibilità di effettuare una transizione dalla metodologia più classica di tenuta dei libri sociali ovvero quella in formato cartaceo, in favore di una tenuta digitale pienamente conforme alla normativa vigente e sopra citata.
La soluzione di ewitness per la gestione e la tenuta informatica dei libri sociali
La piattaforma per la gestione digitale dei libri sociali è la soluzione in grado di conferire pieno valore legale e probatorio ai libri sociali, consente una gestione operativa più agile ed efficiente rispetto alla gestione cartacea, garantisce tutti gli aspetti di sicurezza e costituisce un portale documentale di consultazione degli stessi libri, offrendo anche l’evidenza dell’avvenuta conservazione ai diversi portatori di interessi.
La piattaforma:
- consente la redazione informatica dei verbali costituenti i diversi libri e la sottoscrizione digitale da parte di tutti gli interessati
- garantisce l’archiviazione ordinata dei verbali e dei libri
- consente la raccolta della firma del legale rappresentante nei termini stabiliti, consente l’apposizione della marca temporale e quindi la tenuta digitale del libro
- è integrata con il sistema di conservazione digitale a norma
- offre la possibilità, su richiesta, della disponibilità di un ambiente di versioning per la condivisione dei lavori preparatori alla verbalizzazione.
Il servizio è erogato attraverso una piattaforma web alla quale è possibile accedere tramite credenziali di autenticazione modulate in base ai diversi livelli di permesso nel rispetto delle policy aziendali in essere oppure con metodi di autenticazione già in uso nell’azienda stessa.
È possibile inoltre richiedere personalizzazioni custom, come ad esempio l’utilizzo del proprio sistema di autenticazione per accedere alla piattaforma.
La conservazione dei libri sociali nel sistema eWitness, grazie alla presenza di un Notaio quale Pubblico Ufficiale che ricopre il ruolo di Responsabile del Servizio di Conservazione, offre anche l’immediata possibilità di creare estratti notarili da tali libri, se richiesto.