Che cos’è la PEC e perché occorre conservarla digitalmente. La Posta Elettronica Certificata, in breve PEC, è un sistema attraverso il quale è possibile inviare email con valore legale e a oggi è il solo strumento concretamente utilizzabile per il domicilio digitale su cui ricevere le comunicazioni dalla Pubblica Amministrazione. La PEC italiana in questo modo ha acquisito un valore determinante e oggi costituisce un servizio esclusivo nel panorama europeo. Infatti i servizi elettronici europei di recapito certificato sono la naturale evoluzione della Posta Certificata e a breve saranno attivi in tutta Europa nell’ambito dei servizi fiduciari stabiliti nel regolamento europeo 910/2014 (eIDAS). La PEC è di fatto paragonabile a una raccomandata con ricevuta di ritorno in quanto grazie alla presenza della “Ricevuta di avvenuta consegna” dà al mittente la certezza dell’invio e dell’avvenuta consegna di un messaggio a un destinatario. La ricevuta di consegna è un messaggio di posta elettronica rilasciato dal Gestore PEC come conferma di spedizione della comunicazione. Contiene il messaggio originale, i dati relativi alla consegna ed è firmata digitalmente dal gestore PEC che garantisce così l’esatto orario della spedizione, l’autenticità del contenuto e di conseguenza l’immodificabilità dello stesso. La firma digitale apposta ha però una scadenza in quanto è legata a un certificato di firma che solitamente ha una durata limitata nel tempo. Per darne valore legale probatorio duraturo non è pertanto sufficiente stampare la PEC e le ricevute di consegna e accettazione del messaggio in formato cartaceo oppure salvarla nel proprio archivio bensì è necessario conservarla digitalmente in un sistema di conservazione a norma affinché possano essere garantite le caratteristiche di autenticità, di integrità, di affidabilità, di leggibilità e di immodificabilità. Conservare la PEC non è solo utile a fini probatori ma è anche un adempimento previsto dalla normativa, infatti: le PEC costituiscono una forma di corrispondenza aziendale con rilevanza giuridica e quindi ai sensi dell’art. 2220 del Codice Civile devono essere conservate per 10 anni e poiché possono presentare un contenuto rilevante anche ai fini commerciali devono essere conservate anche ai sensi dell’art. 22 del d.P.R. 600/73 le PEC sono considerate dei documenti informatici, pertanto l’art. 43 del CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale) prevede che la conservazione delle stesse debba essere eseguita digitalmente nel rispetto delle regole tecniche previste per i sistemi di conservazione. E’ bene inoltre sottolineare che i gestori PEC hanno l’obbligato di conservare su supporto ottico, per 30 mesi (periodo minimo), solamente i log dei messaggi (ossia le informazioni relative allo scambio) e non i messaggi stessi intesi come contenuto delle comunicazioni. Quest’ultima attività è di competenza del titolare della casella. La soluzione di eWitness per la gestione, archiviazione e conservazione digitale di caselle PEC. Si tratta di una piattaforma che agevola la gestione della casella, certifica il percorso dei messaggi all’interno dell’azienda, tiene messaggi e notifiche vicine, segnala PEC non lette e permette una configurazione dei permessi di accesso a diversi livelli della stessa casella. La piattaforma è integrata direttamente con il Sistema di Conservazione eWitness offrendo così un servizio chiavi in mano. La piattaforma: mantiene efficiente e sempre operativa la casella PEC o mail, ovviando così al tema dello svuotamento della stessa e il rischio di cancellare documenti importanti semplifica il lavoro delle persone che leggono e scrivono messaggi garantisce e condivide le informazioni di lettura e gestione di un messaggio proteggere l’azienda dalle minacce informatiche dei virus dà valore legale nel tempo ai messaggi PEC (eventualmente anche mail) in quanto invia i messaggi e i correlativi allegati in conservazione digitale attraverso un’unica interfaccia. È possibile scegliere ogni quanto tempo inviare le PEC in conservazione con livelli di servizio personalizzabili fino anche entro un minuto e selezionare quali messaggi “conservare”. Con la medesima piattaforma è possibile gestire anche semplici caselle mail (PEO – Posta Elettronica Ordinaria).