Che cos’è la dematerializzazione con certificazione di processo? Competenza tecnica, compliance con la normativa e know-how tecnologico e digitale sono le chiavi per la digitalizzazione dei processi documentali con soluzioni all’avanguardia. Nell’era della digitalizzazione spesso si sente parlare di dematerializzazione ossia un processo che porta alla creazione di un documento digitale che sostituisce, a tutti gli effetti di legge, l’originale cartaceo definito anche originale analogico. L’attività di dematerializzazione si può svolgere in due modalità differenti: quella più tradizionale ossia il raffronto dei documenti, inapplicabile su larga scala oppure tramite un processo di acquisizione ottica certificato, metodo più adatto in caso di un numero importante di documenti da gestire. La creazione di documenti informatici con valore probatorio consente la creazione di un archivio informatico facilmente consultabile e nel caso della dematerializzazione con certificazione di processo, consentirà l’eliminazione e la distruzione del documento cartaceo. La certificazione di processo infatti produce sostanzialmente una certificazione di conformità di una copia a un originale purché essa risulti corredata da una completa descrizione del processo attraverso il quale una simile copia è stata ottenuta. L’efficacia probatoria di un documento-copia, in tutta la normativa vigente, varia se rimessa all’intervento di un Pubblico Ufficiale o a quello di un soggetto privato. Ne consegue, secondo quanto recita la normativa, che si parla propriamente di certificazione di processo solo qualora l’attestazione di conformità venga rilasciata da Notaio o Pubblico Ufficiale a ciò autorizzato e sottoscritta per mezzo della firma digitale o di altra firma elettronica qualificata (ex artt. 22 comma 2 e 23-ter comma 3 del CAD). Il servizio di dematerializzazione e certificazione di processo offerto da eWitness eWitness supporta le aziende nella conversione da una gestione analogica a una gestione digitale dei documenti offrendo le stesse garanzie di autenticità e sicurezza proprie del mondo cartaceo ma mantenendo inalterato il valore legale e probatorio del documento stesso; è specializzata nella consulenza in relazione a specifici progetti di gestione dei processi documentali, della loro organizzazione e della loro digitalizzazione nel pieno rispetto della normativa nazionale ed europea vigente nonché nella conservazione digitale. Poniamo al centro del nostro modello di business la figura del Notaio quale terza parte fiduciaria, riuscendo così a garantire alle aziende clienti la fornitura, ove necessario, di servizi certificati da un Pubblico Ufficiale ed offrendo allo stesso l’infrastruttura tecnologica a supporto delle sue attività digitali. Il ruolo del notaio risulta in questo servizio fondamentale al fine di garantire la certificazione del processo di dematerializzazione dei documenti analogici, anche secondo le più recenti previsioni normative. Siamo quindi in grado di offrire supporto alla dematerializzazione documentale opportunamente certificata, seguita da una corretta conservazione sostitutiva a norma dello stesso documento informatico, mettendo di fatto le aziende nella condizione di eliminare il proprio archivio cartaceo, di ottimizzare la gestione delle risorse interne e di godere di una maggiore praticità e velocità nella ricerca documentale.