Libri sociali obbligatori: cosa sono e perché conviene digitalizzarli

I libri sociali obbligatori genericamente intesi, sia in relazione ai libri inerenti agli organi sociali sia ai libri relativi alle scritture contabili, sono tra i documenti più rappresentativi del patrimonio informativo aziendale e la loro corretta digitalizzazione contribuisce a rendere razionale ed efficiente l’organizzazione stessa dell’impresa. Importante rammentare che la loro tenuta è obbligatoria, così come disciplinata dal Legislatore.

Secondo quanto disciplinato dall’art. 2421 c.c., oltre ai libri e alle altre scritture contabili prescritti nell’articolo 2214, le Società per azioni e le Società cooperative devono detenere diversi libri sociali obbligatori in cui sono registrate tutte le attività principali della vita aziendale, in una parola gli accadimenti che contraddistinguono la vita sociale

I libri sociali obbligatori che per legge vanno tenuti variano a seconda della tipologia della società di riferimento, per esempio si ricorda che da marzo 2009 per Srl e Srls il libro dei soci non è più obbligatorio salvo non lo preveda espressamente lo Statuto.

La conservazione dei libri sociali obbligatori

L’art. 39 del Codice dell’Amministrazione Digitale (cd. CAD, D.Lgs. n. 82/2005) stabilisce che “i libri, i repertori e le scritture, ivi compresi quelli previsti dalla legge sull’ordinamento del notariato e degli archivi notarili, di cui sia obbligatoria la tenuta possono essere formati e conservati su supporti informatici in conformità alle disposizioni del presente Codice e secondo le Linee Guida”.

Il richiamo alle Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, viene poi ribadito in ambito più generale dal successivo art. 43 del CAD secondo il quale: “Gli obblighi di conservazione e di esibizione di documenti si intendono soddisfatti a tutti gli effetti di legge a mezzo di documenti informatici, se le relative procedure sono effettuate in modo tale da garantire la conformità ai documenti originali e sono conformi alle Linee Guida”.

Per la conservazione dei libri sociali obbligatori e non obbligatori, formati, o comunque gestiti esclusivamente con strumenti informatici, occorre adottare un sistema di conservazione a norma che, ai sensi dell’art. 44 del CAD, assicuri ai libri, in quanto documenti informatici, “le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità, secondo le modalità indicate nelle Linee Guida”.

Appare utile, quindi, ricordare che dallo scorso primo gennaio 2022 sono definitivamente in vigore le Linee Guida AgID su formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.

L’importanza della digitalizzazione dei libri sociali obbligatori

L’adozione di sistemi e procedure di formazione, tenuta e conservazione dei libri sociali obbligatori permette di realizzare processi più partecipativi, sicuri e rapidi di quanto non garantisse la carta. Attraverso l’uso di idonee procedure informatiche e misure di sicurezza e riservatezza, è possibile partecipare anche a distanza alla formazione dei verbali che compongono i diversi libri sociali, persino in situazioni di emergenza, come la recente pandemia da COVID-19 ci ha dimostrato. È possibile digitalizzare ogni fase dell’intero processo di gestione e tenuta dei libri sociali, ridefinendo e ottimizzando passaggi che, con la classica procedura cartacea, richiederebbero dispendio di tempo e risorse. Per esempio, l’adozione di firme elettroniche qualificate e marche temporali qualificate permette di identificare – con un valore probatorio forte – l’identità del sottoscrittore e la data di formazione dei verbali che compongono i libri sociali. Inoltre, il processo di sottoscrizione può essere svolto anche da remoto con l’utilizzo della firma digitale, superando quindi le difficoltà dovute alla necessità di radunare fisicamente i soggetti coinvolti.

Va sottolineato che la consultazione ed esibizione dei libri sociali obbligatori è garantita solo dalla successiva fase di conservazione digitale, in grado di assicurarne la leggibilità, l’agevole reperibilità e il valore probatorio nel lungo periodo.

Secondo quanto disciplinato dall’art. 2421 c.c., oltre ai libri e alle altre scritture contabili prescritti nell’articolo 2214, le Società per azioni e le Società cooperative devono detenere diversi libri sociali obbligatori in cui sono registrate tutte le attività principali della vita aziendale, in una parola gli accadimenti che contraddistinguono la vita sociale

I libri sociali obbligatori che per legge vanno tenuti variano a seconda della tipologia della società di riferimento, per esempio si ricorda che da marzo 2009 per Srl e Srls il libro dei soci non è più obbligatorio salvo non lo preveda espressamente lo Statuto.

La conservazione dei libri sociali obbligatori

L’art. 39 del Codice dell’Amministrazione Digitale (cd. CAD, D.Lgs. n. 82/2005) stabilisce che “i libri, i repertori e le scritture, ivi compresi quelli previsti dalla legge sull’ordinamento del notariato e degli archivi notarili, di cui sia obbligatoria la tenuta possono essere formati e conservati su supporti informatici in conformità alle disposizioni del presente Codice e secondo le Linee Guida”.

Il richiamo alle Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, viene poi ribadito in ambito più generale dal successivo art. 43 del CAD secondo il quale: “Gli obblighi di conservazione e di esibizione di documenti si intendono soddisfatti a tutti gli effetti di legge a mezzo di documenti informatici, se le relative procedure sono effettuate in modo tale da garantire la conformità ai documenti originali e sono conformi alle Linee Guida”.

Per la conservazione dei libri sociali obbligatori e non obbligatori, formati, o comunque gestiti esclusivamente con strumenti informatici, occorre adottare un sistema di conservazione a norma che, ai sensi dell’art. 44 del CAD, assicuri ai libri, in quanto documenti informatici, “le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità, secondo le modalità indicate nelle Linee Guida”.

Appare utile, quindi, ricordare che dallo scorso primo gennaio 2022 sono definitivamente in vigore le Linee Guida AgID su formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.

L’importanza della digitalizzazione dei libri sociali obbligatori

L’adozione di sistemi e procedure di formazione, tenuta e conservazione dei libri sociali obbligatori permette di realizzare processi più partecipativi, sicuri e rapidi di quanto non garantisse la carta. Attraverso l’uso di idonee procedure informatiche e misure di sicurezza e riservatezza, è possibile partecipare anche a distanza alla formazione dei verbali che compongono i diversi libri sociali, persino in situazioni di emergenza, come la recente pandemia da COVID-19 ci ha dimostrato. È possibile digitalizzare ogni fase dell’intero processo di gestione e tenuta dei libri sociali, ridefinendo e ottimizzando passaggi che, con la classica procedura cartacea, richiederebbero dispendio di tempo e risorse. Per esempio, l’adozione di firme elettroniche qualificate e marche temporali qualificate permette di identificare – con un valore probatorio forte – l’identità del sottoscrittore e la data di formazione dei verbali che compongono i libri sociali. Inoltre, il processo di sottoscrizione può essere svolto anche da remoto con l’utilizzo della firma digitale, superando quindi le difficoltà dovute alla necessità di radunare fisicamente i soggetti coinvolti.

Va sottolineato che la consultazione ed esibizione dei libri sociali obbligatori è garantita solo dalla successiva fase di conservazione digitale, in grado di assicurarne la leggibilità, l’agevole reperibilità e il valore probatorio nel lungo periodo.