Libri sociali: i vantaggi di digitalizzare tutto il loro ciclo di vita

Il ciclo di vita dei libri sociali gestito in maniera tradizionale, cioè analogica con la carta e i libri vidimati, comporta un dispendio di tempo e risorse per le aziende che potrebbe essere evitato grazie alla digitalizzazione dell’intero processo. Tutti i passaggi previsti possono essere ridisegnati in modo da diventare più semplici, rapidi e sicuri, grazie all’integrazione automatica tra sistema gestionale, firma digitale e servizio di conservazione digitale. Attraverso l’automazione, infatti, il flusso informativo, la condivisione delle informazioni e lo scambio di dati diventano più semplici e veloci e si riduce il rischio di errori umani. Inoltre, l’impiego della firma digitale anche remota, la crittografia e la condivisione dei documenti in un ambiente protetto aumentano il livello di sicurezza generale, in compliance alla normativa sulla data protection e con anche attenzione agli aspetti legati alla cyber security.

Libri sociali, le regole sulla loro tenuta

La legge consente di tenere i libri sociali in formato cartaceo o digitale. L’articolo 2215 bis del Codice Civile infatti prevede, citando testualmente:

“I libri, i repertori, le scritture e la documentazione la cui tenuta è obbligatoria per disposizione di legge o di regolamento o che sono richiesti dalla natura o dalle dimensioni dell’impresa possono essere formati e tenuti con strumenti informatici”.

È necessario avere la possibilità di effettuare copie dei documenti e di poterli consultare in ogni momento. I libri sociali sono quei documenti in cui si registrano tutte le attività che vengono svolte dall’impresa, oltre a indicare anche la composizione dell’azienda. Tra i libri sociali che sono previsti dalla legge ci sono, il libro soci, quello delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee, il libro dei verbali del Consiglio di Amministrazione e il libro delle obbligazioni. Sono, in generale, i documenti previsti dagli articoli 2421 e 2478 del Codice Civile.

Libri sociali, i benefici della gestione digitale

In base, dunque, a quanto prevede la normativa, i libri sociali possono essere formati come documenti informatici nativi e tenuti in formato digitale. Questo rappresenta un vantaggio operativo che consente di beneficiare di processi più snelli e veloci. Mentre infatti la gestione tradizionale dei libri sociali prevede che i verbali vengano prima stampati su pagine preventivamente numerate e  vidimate  e poi sottoscritti tramite firma autografa dai soggetti preposti, con una gestione digitale dei libri sociali non sarà più necessario stampare i verbali su carta, sarà più facile raccogliere le firme dei soggetti coinvolti nella dinamica della verbalizzazione tramite l’apposizione della firma digitale e sarà possibile consultare i verbali all’interno di un gestionale contestualmente al loro versamento in un sistema di conservazione digitale che conferirà agli stessi autenticità, reperibilità, affidabilità, integrità, leggibilità e assicurando che venga mantenuto inalterato, nel corso del tempo, il valore probatorio del documento, “congelandone” la forma, il contenuto e la sua unicità. Quanto alla loro custodia, gli archivi cartacei non offrono le garanzie di sicurezza che garantisce un sistema di conservazione digitale: banalmente, un faldone può essere facilmente sottratto, perso o danneggiato. Digitalizzare l’intero ciclo di vita dei libri sociali, dunque, non solo rende più comoda l’attività di gestione e tenuta, ma aumenta anche la sicurezza.

Perché digitalizzare il ciclo di vita dei libri sociali è vantaggioso

Digitalizzare il processo di tenuta dei libri sociali consente di evitare di vidimare le pagine prima del loro utilizzo. Importante sottolineare come i libri sociali debbano essere adeguatamente conservati in un sistema che rispetti i parametri previsti dall’articolo 44 del Codice dell’Amministrazione Digitale, al fine di mantenere inalterate le caratteristiche del documento informatico e soprattutto tutelarne il valore probatorio nel corso del tempo.

Ovviamente, anche i libri sociali tenuti in formato digitale sono soggetti al pagamento dell’imposta di bollo e della tassa di concessione governativa. Ma il vantaggio è innegabile su numerosi altri fronti: efficienza di processo, di gestione delle risorse, di gestione delle spese per carta e inchiostro che, in ambito enterprise, richiedono apposite voci di budget da stanziare annualmente. Gli impatti positivi, considerando proprio l’eliminazione della carta, agevolano notevolmente tutto il processo di sostenibilità ambientale.