Libri sociali e firma digitale: ecco come fare

Una delle questioni più importanti nella formazione dei verbali che compongono i libri sociali attiene al processo di sottoscrizione. Ciò vale sia per i libri sociali tenuti in forma analogica ma anche e soprattutto per i libri sociali formati e tenuti su supporti informatici, dove attraverso l’utilizzo della firma digitale vengono gestite anche alcune fasi operative del processo.

L’apposizione della firma digitale sui verbali che compongono i libri sociali è una fase essenziale per la loro corretta tenuta e assicura e garantisce tutte le opportune tutele indispensabili nella gestione di documenti così rilevanti e strategici in ambito aziendale.

Libri sociali e firma digitale: un binomio imprescindibile

Grazie alle peculiarità tecniche e ai requisiti di sicurezza che contraddistinguono la firma digitale, i libri sociali tenuti digitalmente sono in grado di offrire una trasparenza gestionale e un valore probatorio del documento informatico persino più performante e virtuoso rispetto ai libri sociali cartacei.

La firma digitale, infatti, rientra nell’alveo delle firme elettroniche qualificate, così come definite all’art. 3, n. 12, del Regolamento (UE) 910/2014 (c.d. Regolamento eIDAS), dunque tra le fattispecie che garantiscono il maggior livello di sicurezza e, di conseguenza, hanno un’efficacia probatoria forte.

Trova anche la sua specifica disciplina nella normativa nazionale. Il Decreto legislativo n. 82/2005 (Codice dell’Amministrazione Digitale – CAD), all’art. 1, co. 1, lett. s, definisce la firma digitale “un particolare tipo di firma qualificata basata su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare di firma elettronica tramite la chiave privata e a un soggetto terzo tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici”.

La sottoscrizione dei libri sociali con firma digitale

Tanto premesso, occorre precisare che un documento informatico può essere sottoscritto digitalmente da diversi soggetti, in momenti distinti.

In tema di firme multiple, si richiamano le Linee Guida AgID in materia di apposizione di firme e informazioni su documenti firmati (disponibili qui), che chiariscono alcuni aspetti generali dei formati di firma CAdES (file con estensione p7m) e PAdES (file con estensione pdf) e la loro attitudine a ospitare più firme e informazioni disponibili solo dopo la generazione della firma digitale.

E così, su ciascun verbale che compone i libri sociali, la firma digitale ben può essere apposta dai vari soggetti coinvolti nella sua formazione, quali ad esempio il Segretario e il Presidente della riunione, il Sindaco, il Legale rappresentante. È sufficiente che detti soggetti dispongano di uno strumento di firma digitale in corso di validità.

Le opportunità derivanti dall’utilizzo, nei libri sociali, della firma digitale

I vantaggi derivanti dall’utilizzo, nei libri sociali, della firma digitale, sono diversi e importanti.

Uno dei principali attiene al valore probatorio dei documenti.

Ai sensi dell’art. 20, co. 1-bis, del CAD, “il documento informatico soddisfa il requisito della forma scritta e ha l’efficacia prevista dall’articolo 2702 del Codice Civile quando vi è apposta una firma digitale […]”. A ciò si aggiunga che la normativa prevede l’inversione dell’onere della prova in caso di disconoscimento: il comma 1-ter del già citato art. 20 del CAD prevede, infatti, che “l’utilizzo del dispositivo di firma elettronica qualificata o digitale si presume riconducibile al titolare di firma elettronica, salvo che questi dia prova contraria”.

Inoltre, anche la più impercettibile delle modifiche eventualmente apportate al documento informatico successivamente all’apposizione, sullo stesso, di una firma digitale, viene automaticamente rilevata.

A ciò si aggiunga che l’art 2215-bis, co. 3, del Codice Civile, prevede che “gli obblighi di numerazione progressiva e di vidimazione […] per la tenuta dei libri, repertori e scritture sono assolti, in caso di tenuta con strumenti informatici, mediante apposizione, almeno una volta all’anno, della marcatura temporale e della firma digitale dell’Imprenditore o di altro soggetto dal medesimo delegato”.

Formare correttamente i verbali dei diversi organi sociali come documenti informatici con il massimo valore probatorio, grazie all’utilizzo della firma digitale nel perfezionamento del loro processo gestazionale, consente di disporre, in relazione ad alcuni tra i documenti più strategici dell’azienda, di un processo perfettamente performante e compliance, senza dimenticare l’enorme risparmio di carta, di tempo, di risorse con un impatto rilevante in tema di sostenibilità ed efficienza.

In sostanza, migliora e rende performanti i processi operativi e insieme tutela l’ambiente.