Libri sociali digitali: pieno valore legale e gestione più semplice con eWitness

Sì alla gestione e alla tenuta dei libri sociali in modalità digitale, ma a patto di garantire il pieno valore legale e probatorio dei documenti. Si tratta di requisiti che solo una piattaforma affidabile può garantire, aiutando a ottenere una serie di vantaggi concreti e misurabili, sia in termini di semplificazione, sia di ottimizzazione dei processi sia di abbattimento dei costi. In questo senso, la soluzione di eWitness può rappresentare un vero e proprio valore aggiunto per l’azienda, vediamo come.

I benefici di adottare libri sociali digitali

L’adozione di libri sociali digitali permette alle imprese una gestione operativa più snella ed efficiente rispetto al cartaceo. L’organizzazione che sceglie di introdurre nel proprio flusso i libri sociali digitali, infatti, non avrà più la necessità di stampare i verbali su pagine precedentemente numerate e vidimate, né dovrà richiedere ai vari soggetti coinvolti di recarsi fisicamente in azienda per la sottoscrizione con firma autografa. Ai sensi dell’art. 2215 bis del Codice Civile, l’apposizione della firma digitale e della marca temporale sui verbali almeno una volta l’anno assolve gli obblighi di numerazione e vidimazione progressiva per la tenuta dei libri, attribuendo valore legale e probatorio ai documenti. Una volta versati nel sistema di conservazione digitale, inoltre, i libri social digitali potranno essere consultati agevolmente in ogni momento mantenendo i requisiti di integrità, autenticità, immodificabilità, reperibilità e leggibilità richiesti dalla legge. Non ultimo, il vantaggio più evidente di una gestione interamente digitale degli archivi attiene all’aspetto economico: l’Imprenditore, eliminando la carta, non dovrà più sostenere i costi di vidimazione, di gestione degli archivi e i suoi collaboratori potranno dedicarsi ad attività a più alto valore aggiunto.

La soluzione di eWitness: come si semplifica il processo 

Nell’ambito della gestione e conservazione digitale, eWitness ha progettato una piattaforma accessibile via browser per digitalizzare ogni fase del ciclo di vita dei libri sociali e rendere la gestione di tali processi più agile, efficiente e sicura. Innanzitutto, la piattaforma abilita la redazione informatica dei verbali che costituiscono i libri sociali e la sottoscrizione digitale da parte dei soggetti coinvolti nella formazione dei documenti. Per ogni tipologia di libro censita, il sistema offre la possibilità di personalizzare l’ordine di apposizione delle firme – flusso di firma – per gruppo di utenti e, una volta generato il verbale, notifica via mail ai firmatari che la procedura per la raccolta delle firme è stata avviata. Nello specifico, poi, la fase di sottoscrizione dei verbali prevede 3 possibili diverse modalità di apposizione  della firma digitale, ossia: una procedura esterna, che permette di scaricare il documento sul proprio PC per poi ricaricarlo firmato sulla piattaforma; una procedura interna, che prevede l’utilizzo del proprio strumento di firma digitale e che consente di sottoscrivere il verbale direttamente in piattaforma attraverso una pagina web del provider che ha fornito il dispositivo di firma; infine una procedura di firma digitale remota tramite OTP via SMS. Dopo la firma del Legale Rappresentante, la piattaforma prevede l’apposizione automatica della marca temporale e il versamento contestuale del verbale firmato e, se presenti, dei suoi allegati nel Sistema di Conservazione Digitale eWitness, assicurando così valore legale e probatorio nel tempo ai documenti.

Libri sociali digitali, compliance by design con eWitness

La compliance normativa della gestione e conservazione dei libri sociali digitali è un altro aspetto di cui le aziende non dovranno più occuparsi, adottando la piattaforma di eWitness. Grazie alla presenza di un Notaio, che riveste il ruolo di Responsabile del Servizio di Conservazione che quotidianamente appone la propria firma digitale sul registro delle operazioni compiute, la soluzione di eWitness può vantare un’ulteriore garanzia di affidabilità e sicurezza, soprattutto per quanto concerne il rispetto della normativa sulla gestione e conservazione dei documenti informatici.