Gestione e archiviazione dei documenti per l’operatività aziendale

Snellire i processi di gestione e archiviazione dei documenti permette di semplificare l’operatività in azienda velocizzando il lavoro attraverso la digitalizzazione. Per ottenere questi benefici è indispensabile fare ricorso a una soluzione informatica per le procedure documentali che consenta per esempio di svolgere a distanza sottoscrizioni di contratti e accordi, di tener traccia delle versioni e aver assoluta certezza del documento che si firma digitalmente, oltre ad avere integrata la funzione di conservazione a norma. Caratteristiche che aiutano le imprese a ridurre tempi e costi legati alla gestione documentale, facilitando il lavoro quotidiano con ripercussioni positive anche su clienti e collaboratori.

Gestione e archiviazione dei documenti, perché la digitalizzazione è un valore aggiunto

Avere la possibilità di svolgere da remoto i processi di gestione e archiviazione dei documenti, intesa come processo di conservazione digitale, rappresenta un valore aggiunto per le aziende, soprattutto considerando le attuali circostanze legate alla pandemia che richiedono di svolgere le attività lavorative il più possibile in modalità smart senza incontrarsi. I vantaggi di queste modalità operative, tuttavia, non sono correlate unicamente al contesto odierno. La digitalizzazione delle procedure di gestione documentale permette alle imprese di rendere più facili le operazioni, riducendo tempi e costi legati ai tradizionali metodi di attuazione. Per fare ciò è necessario fare ricorso a un provider specializzato ed esperto nel settore della gestione documentale che offra una soluzione informatica idonea allo svolgimento di mansioni come l’apposizione della firma digitale e la conservazione a norma dei documenti. I vantaggi per le aziende sono riconducibili a:

• Velocizzazione delle procedure: una soluzione informatica che permetta di gestire in digitale gestione e archiviazione dei documenti evita lungaggini e perdite di tempo che si riscontrano nel dover organizzare incontri di persona o gestire la documentazione cartacea. Attraverso sistemi di monitoraggio che consentono di tener traccia delle versioni documentali e di interagire con le altre parti, ma anche grazie a strumenti come la firma digitale, in pochi istanti si potrà espletare ogni mansione avendone il pieno controllo.
• Riduzione dei costi: non si dovrà spendere per carta e stampanti, stanziare budget per gli spostamenti e si avranno sempre a disposizione documenti validamente utilizzabili in giudizio. Con un sistema digitale per la gestione e archiviazione intesa come conservazione dei documenti si potrà operare completamente per via informatica, avendo inoltre la certezza che l’autenticità di quanto si sottoscrive potrà sempre essere garantita anche nel corso del tempo, nel pieno rispetto delle disposizioni all’articolo 44 del Codice dell’Amministrazione Digitale.  
• Sicurezza: gestione e archiviazione dei documenti sono processi delicati, in cui il trasferimento di dati e materiale tra le parti deve svolgersi in assoluta sicurezza. Con un sistema di gestione documentale informatico fornito da un provider affidabile, si potrà contare sulla cura di tutti gli aspetti legati alla privacy e alla cyber security, secondo le indicazioni del GDPR.
• Adeguamento normativo: per legge è necessario conservare a norma numerose tipologie di documenti, come le fatture, i contratti, i registri contabili. Questo è possibile solo attraverso un coordinato processo di conservazione.

Digitalizzare la gestione e archiviazione dei documenti: come scegliere la soluzione

Nel momento di attuare la scelta della soluzione informatica per la gestione e archiviazione intesa come conservazione dei documenti è importante prestare attenzione alla presenza delle seguenti funzioni:

• Creare, modificare e condividere il documento in piena collaborazione con le altre parti coinvolte nel processo in modo da snellire i processi di gestione e archiviazione dei documenti. In particolare, è importante che il sistema notifichi tutte le transazioni, per essere sempre avvertiti dei passaggi che si sono compiuti nel processo di approvazione documentale;
• Applicare la firma digitale, la quale può essere fornita direttamente attraverso il sistema oppure caricata se l’utente ne è già in possesso, per garantire la validità legale del documento sottoscritto;
• Tenere traccia delle diverse versioni del documento, per avere sempre il controllo sulle modifiche attuate e sapere chi le ha svolte;
• Certezza dell’autenticità del documento sottoscritto: l’utente saprà con sicurezza che il documento che visualizza è proprio quello che firma grazie al calcolo dell’hash del documento che la piattaforma offre;
• Certificazione da parte di un Pubblico Ufficiale: un’ulteriore garanzia è la possibilità di avvalersi dell’intervento di un Notaio, una caratteristica di cui non tutte le piattaforme documentali dispongono;
• Integrazione con il sistema di conservazione: in questo modo l’utente non dovrà compiere passaggi tecnici complessi per mettere in conservazione i documenti, in quanto verranno automaticamente trasferiti dal sistema.

Un ulteriore fattore da considerare è la disponibilità dello strumento informatico come piattaforma web e non software da scaricare, per avervi accesso da qualsiasi dispositivo in qualsiasi momento.