Firmare contratti online: come gestire in maniera sicura le transazioni integrate con un servizio di conservazione

Per firmare contratti online in maniera sicura e al contempo comoda è fondamentale dotarsi di una piattaforma che integri in un unico servizio tutte le fasi della gestione del documento informatico, inclusa la conservazione. Infatti, l’inclusione di questa importante parte del ciclo documentale permette di gestire anche la fase successiva alla sottoscrizione, monitorando che la sua custodia avvenga secondo le disposizioni della normativa, rappresentata dal CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale. È utile quindi che la soluzione individuata per occuparsi del perfezionamento delle transazioni documentali sia integrata con un servizio di conservazione fornito da un provider qualificato ed esperto che offra alti standard tecnologici e di sicurezza.

Perché scegliere una soluzione integrata per firmare contratti online

Come suggerito dalle nuove linee guida AgID, in vigore dall’autunno dell’anno scorso e che richiedono l’adeguamento obbligatorio entro gennaio 2022, alle disposizioni tecniche incluse, è importante pensare al ciclo di vita del documento informatico nella sua interezza. Le fasi principali, cioè la creazione, la gestione e la conservazione del documento informatico, vanno considerate come un unico processo che va automatizzato e coordinato impiegando adeguate soluzioni digitali. Questo ha un impatto positivo sull’intera gestione documentale in azienda, per esempio perché un approccio di tale genere consente di elevare gli standard di sicurezza, ridurre il rischio di errori, risparmiare tempo.

Utilizzando una piattaforma digitale che integra tutte le fasi del processo, il trasferimento del documento dal sistema di gestione a quello di conservazione digitale viene automatizzato: un grande vantaggio in quanto in questo modo non si rischia di perdere il documento, il canale di trasmissione è sicuro e il titolare del documento può avere la certezza che il processo sia avvenuto in modo coerente alla normativa vigente, dunque che sia preservata la validità legale dei documenti e che questa sia garantita nel corso del tempo attraverso la conservazione. Inoltre, in questo modo si ha la possibilità di monitorare l’andamento di tutti questi step, avendo così sempre sotto controllo l’intero ciclo di vita documentale.

Sistema integrato per firmare contratti online: i vantaggi della conservazione

I vantaggi di disporre di una piattaforma digitale che integri ogni fase del processo per firmare contratti online, non riguarda però solo l’automatizzazione dei diversi passaggi dell’iter. È infatti importante ricordare tutti i benefici, sia per i privati che per le Pubbliche Amministrazioni, derivati dall’impiego di un sistema di conservazione “a norma”, come colloquialmente viene chiamata la soluzione per custodire i documenti informatici in ottemperanza al Codice dell’Amministrazione Digitale. 

Dal punto di vista tecnico, la conservazione consente di garantire integrità, autenticità, affidabilità, leggibilità e reperibilità del documento informatico e preservare nel tempo la sua validità legale. Le garanzie su questi fronti sono numerose, per esempio è possibile verificare che il certificato di firma apposto su un documento non fosse scaduto al momento della sottoscrizione e quindi che tale documento sia valido e utilizzabile.

Considerando invece gli aspetti operativi ed economici, le aziende che scelgono la conservazione digitale hanno benefici in termini di:

• riduzione del costo di gestione degli archivi cartacei, per esempio, non sarà più necessario stanziare budget per affittare immobili adibiti a questo scopo;
• un minor consumo di carta con effetti positivi sull’ambiente: la conservazione digitale è una soluzione sostenibile;
• i documenti informatici correttamente conservati sono facilmente reperibili, ne consegue il vantaggio di una maggiore velocità nella ricerca dei documenti e nel reperimento delle informazioni in esso contenute, per rispondere celermente alle richieste di clienti o autorità in caso di visite ispettive;
• l’ottimizzazione dei processi in azienda e un miglioramento delle performance: l’impresa che si serve della conservazione digitale migliora in termini di modernità organizzativa e gestionale, rapidità e disponibilità;
• una maggior tutela dei documenti e delle informazioni in essi contenute: si riduce anche il rischio di perdere il documento o di consentire accessi inopportuni alle informazioni in essi contenute;
• risparmio di tempo e costi legati alla stampa e relativi, direttamente o indirettamente, ai processi operativi. Di conseguenza, anche il personale potrà dedicarsi ad attività più strategiche, in quanto la gestione documentale sarà per buona parte automatizzata e si ridurranno i tempi di lavoro relativi ai documenti stessi.

Oltre all’incremento dell’efficienza gestionale dell’azienda, bisogna ricordare l’utilità dell’affidamento del servizio di conservazione digitale a un provider professionale esterno, il quale può:

• definire e gestire tutti i processi da attuare per conservare digitalmente le diverse tipologie documenti aziendali, migliorando di fatto l’organizzazione stessa dell’azienda;
• monitorare che il sistema di conservazione digitale funzioni in modo corretto, evitando di avere brutte sorprese che possono precluderne l’efficienza offrendo report inerenti a tale monitoraggio;
• verificare periodicamente l’integrità e la leggibilità degli archivi, per tenere sotto controllo che i documenti siano custoditi adeguatamente e sempre fruibili.

Conservazione digitale dei contratti

Per capire l’importanza di questa pratica, prendiamo l’esempio dell’impatto positivo della conservazione digitale dei contratti. Come spiegato, la conservazione svolta in adeguamento al Codice dell’amministrazione digitale deve garantire l’immutabilità delle caratteristiche del documento in modo che, tra gli altri aspetti, sia sempre fruibile e che il valore probatorio resti inalterato nel corso del tempo.

La conservazione digitale dei contratti, quindi, mette al riparo da possibili futuri contenziosi giudiziari o da eventuali dubbi sulla veridicità del documento, tutelando tutte quante le parti coinvolte nella sottoscrizione dell’atto e, di conseguenza, fornendo garanzie anche in relazione agli effetti giuridici previsti dal suo contenuto.

Gestione documentale sicura

In questo contesto, bisogna precisare oltretutto che la digitalizzazione dei processi aumenta le garanzie in relazione a una gestione documentale sicura. Le attività legate ai documenti cartacei presentano infatti numerose vulnerabilità che l’innovazione aiuta a superare: basti pensare alla possibilità che la carta di un foglio o un faldone si deteriori irrimediabilmente a causa delle condizioni climatiche non idonee, oppure che un atto venga perso perché fisicamente spostato per essere firmato. Digitalizzare il processo, dematerializzando le attività e gli stessi atti e implementando una soluzione con firma elettronica online e possibilità di trasferimento automatico nel sistema di conservazione, rende la gestione documentale sicura.

Perché una piattaforma integrata per firmare contratti online è più sicura

Infatti, una piattaforma che integri tutte le fasi necessarie non solo a firmare documenti online ma anche a prendersi cura di tali documenti una volta sottoscritti, offre maggiori garanzie anche sul fronte della data protection. La maggiore sicurezza è data anche dai requisiti tecnico professionali dell’operatore, che se qualificato ed esperto dispone di certificazioni come la ISO 27001 – 9001. Un provider serio lavora a stretto contatto con chi si occupa della gestione delle operazioni e il team privacy delle aziende, per evitare data breach o altri incidenti e garantire la totale compliance al regolamento europeo GDPR. Il trasferimento nel sistema di conservazione digitale, inoltre, se avviene tramite una piattaforma che integra i processi, è automatizzato e di conseguenza elimina passaggi e trasferimenti che rappresentano vulnerabilità in cui eventuali malintenzionati possono colpire. Al contrario, senza automatizzazione le fasi di download e upload del documento aumenteranno il rischio.