{"id":7491,"date":"2018-04-23T15:09:16","date_gmt":"2018-04-23T13:09:16","guid":{"rendered":"https:\/\/www.ewitness.eu\/en\/conservazione-digitale\/"},"modified":"2022-01-20T15:27:47","modified_gmt":"2022-01-20T14:27:47","slug":"conservazione-digitale","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/www.ewitness.eu\/en\/conservazione-digitale\/","title":{"rendered":"Digital Preservation"},"content":{"rendered":"<button id=\"listenButton1\" class=\"responsivevoice-button\" type=\"button\" value=\"Play\" title=\"ResponsiveVoice Tap to Start\/Stop Speech\"><span>&#128266; Ascolta<\/span><\/button>\n        <script>\n            listenButton1.onclick = function(){\n                if(responsiveVoice.isPlaying()){\n                    responsiveVoice.cancel();\n                }else{\n                    responsiveVoice.speak(\"Che cos\u2019\u00e8? La Conservazione dei documenti informatici \u00e8 un processo che, basandosi su regole, procedure e tecnologie certificate, consente di conservare i documenti in formato digitale garantendone autenticit\u00e0, integrit\u00e0, affidabilit\u00e0, leggibilit\u00e0 e reperibilit\u00e0. Conservare digitalmente quindi significa effettuare delle operazioni che, rispettando specifiche norme, consentono di mantenere il valore del documento inalterato nel tempo, bloccandolo nella sua forma, nel suo contenuto e nella sua unicit\u00e0. In Italia la conservazione digitale \u00e8 disciplinata dal Codice dell\u2019Amministrazione Digitale e dalla normativa secondaria specifica ed \u00e8 obbligatoria per alcune tipologie documentali e fortemente raccomandata per i documenti nativi digitali. Spesso si confonde l\u2019attivit\u00e0 di \u201carchiviazione elettronica\u201d con quella di \u201cconservazione digitale\u201d ma c\u2019\u00e8 una sostanziale differenza tra le due attivit\u00e0 infatti: l\u2019archiviazione elettronica \u00e8 un\u2019attivit\u00e0 che consente la memorizzazione di un documento su un supporto digitale (di fatto si tratta di un\u2019attivit\u00e0 simile all\u2019archiviazione cartacea con l\u2019unica differenza che viene usato un supporto diverso) la conservazione digitale, attraverso un processo che si serve di soluzioni informatiche, assicura a un documento autenticit\u00e0, integrit\u00e0, affidabilit\u00e0, leggibilit\u00e0 e reperibilit\u00e0. Pertanto non si limita alla \u201csemplice\u201d archiviazione dei documenti informatici ma assicura agli stessi validit\u00e0 legale e leggibilit\u00e0 nel corso del tempo. Il servizio di conservazione digitale eWitness. Il nostro Sistema di Conservazione aderisce completamente al modello concettuale definito dalla normativa vigente, garantendo la fruibilit\u00e0 degli oggetti digitali conservati per tutto il periodo prescritto dalla legge, indipendentemente dall\u2019evolversi del contesto tecnologico. Siamo certificati 27001:2013 e accreditati AgID e offriamo il nostro servizio di conservazione digitale in outsourcing sia alla Pubblica Amministrazione che ai privati. La peculiarit\u00e0 del Sistema di Conservazione eWitness \u00e8 la presenza del Notaio quale Pubblico Ufficiale che ricopre il ruolo di Responsabile del Servizio di Conservazione e che garantisce, oltre alle caratteristiche di autenticit\u00e0, integrit\u00e0, affidabilit\u00e0, leggibilit\u00e0 e reperibilit\u00e0, anche i seguenti vantaggi: opponibilit\u00e0 a terzi fino a prova contraria data certa certezza delle operazioni nel Sistema di Conservazione Il Sistema di Conservazione riceve, oltre ai documenti, anche una serie di metadati che consentono di indicizzare e successivamente ricercare i documenti stessi nel Sistema al fine di garantirne la piena reperibilit\u00e0 nel tempo. I documenti digitali, siano essi nativi digitali o ottenuti a seguito di un processo di dematerializzazione, vengono versati nel Sistema di Conservazione tramite un canale sicuro messo a disposizione da eWitness. \u00c8 importante sottolineare che il Sistema di Conservazione eWitness rimane esterno ai sistemi informativi del Cliente, riducendo quindi l\u2019impatto tecnologico e organizzativo che tende cos\u00ec a essere nullo. Il Sistema di Conservazione eWitness genera una serie di evidenze delle operazioni effettuate sui documenti versati nel Sistema stesso; la prima evidenza prodotta \u00e8 la ricevuta di presa in carico, alla quale corrisponde anche una marca temporale apposta in modalit\u00e0 detached; segue poi la ricevuta di conservazione che viene generata per ogni documento versato. La ricevuta di conservazione \u00e8 firmata digitalmente e contiene in particolare il codice HASH del documento, ossia un codice alfanumerico che identifica in maniera univoca il contenuto del documento stesso. La ricevuta di conservazione \u00e8 generata e messa a disposizione del Cliente in formato PDF e XML. Il Sistema di Conservazione inoltre genera quotidianamente i daily log, ossia l\u2019indice dei Pacchetti di Versamento (PdV) che evidenziano tutte le operazioni effettuate dal Sistema sui documenti versati. Il Notaio, quale Responsabile del Servizio di Conservazione, sottoscrive i daily log apponendovi la propria firma digitale e una marca temporale, congelando in questo modo tutte le operazioni inerenti al versamento dei documenti nel Sistema di Conservazione, attestandone altres\u00ec l\u2019esistenza e la data certa. Al completamento del processo di conservazione viene successivamente predisposto il Pacchetto di Archiviazione (PdA) conforme alle normative UNI 11386 SinCRO (Supporto all\u2019Interoperabilit\u00e0 nella Conservazione e nel Recupero degli Oggetti digitali) nella loro versione vigente al momento del perfezionamento dell\u2019operazione. Per saperne di pi\u00f9 consulta il nostro manuale della conservazione. La soluzione di eWitness per il servizio di conservazione digitale. La tecnologia messa a disposizione da eWitness consente di versare documenti e\/o dati nel Sistema di Conservazione attraverso l\u2019utilizzo di uno dei seguenti canali di comunicazione: FTP tramite VPN API Rest tramite HTTPS Questi canali di comunicazione consentono di stabilire un collegamento sicuro all\u2019interno di una connessione cifrata tramite crittografia asimmetrica (SSL\/TLS), fornendo come requisiti chiave: autenticazione protezione della privacy (riservatezza o confidenzialit\u00e0) integrit\u00e0 dei dati scambiati tra le parti comunicanti La trasmissione sul canale Web Service messo a disposizione da eWitness \u00e8 basata sul protocollo HTTPS e avviene tramite API (Application Programming Interface) REST, ossia un insieme di risorse che consentono l\u2019integrazione con il Sistema di Conservazione eWitness in risposta alle esigenze di business. In particolare rendono possibile: la trasmissione di documenti e\/o dati al Sistema di Conservazione eWitness l\u2019associazione dei relativi metadati il recupero delle ricevute di conservazione L\u2019autenticazione sul canale di comunicazione HTTPS \u00e8 gestita tramite un certificato SSL emesso da eWitness, approvato dal cliente e firmato da una Certification Authority riconosciuta. Le soluzioni che sfruttano il sistema di conservazione digitale eWitness, Il Sistema di Conservazione digitale eWitness \u00e8 la base di tutti i servizi fiduciari digitali proposti da eWitness e pu\u00f2 essere utilizzato sia in modo nativo per realizzare la conservazione digitale di lungo periodo, sia come complemento per altri. Riportiamo un elenco dei nostri servizi che possono utilizzare la conservazione digitale come complemento dell\u2019attivit\u00e0: Gestione deleghe in formato digitale Piattaforma che permette la digitalizzazione di un processo di produzione e sottoscrizione di deleghe da parte di tutti gli interessati. Dematerializzazione con certificazione notarile Passaggio a una gestione digitale del flusso documentale, offrendo le stesse garanzie di autenticit\u00e0 e sicurezza del mondo cartaceo mantenendone inalterato il valore legale e probatorio. Estratti notarili da documenti digitali Soluzione che permette alle aziende che effettuano la conservazione digitale dei libri e dei registri contabili di predisporre estratti notarili da utilizzare in ogni situazione comprese quelle di contenzioso con piena efficacia probatoria. Conservazione digitale dei libri sociali Soluzione che conferisce pieno valore legale e probatorio ai libri sociali (obbligatori e non) delle imprese tenuti in formato digitale, con una gestione pi\u00f9 efficiente di tutti gli aspetti di sicurezza rispetto alla gestione cartacea. Archiviazione PEC\/mail Integrazione con Pec Organizer, soluzione leader che certifica il percorso dei messaggi all\u2019interno dell\u2019organizzazione. Le PEC\/mail sono conservate nel Sistema eWitness. Escrow codice sorgente e chiavi grafometriche Servizio di deposito fiduciario di un oggetto digitale di rilevante valore economico o strategico, da parte di un Depositante nel proprio interesse e nell\u2019interesse di un Beneficiario presso un Fiduciario terzo Super Partes (Depositario, Notaio). Web Freeze Servizio di cattura e congelamento dei contenuti web e produzione di una copia degli stessi con attestazione di conformit\u00e0 realizzata da un Pubblico Ufficiale contenente i riferimenti della data e dell\u2019ora in cui avviene il congelamento. Quali documenti possono godere della conservazione a norma? La sempre crescente mole di documenti informatici prodotti, con la necessit\u00e0 di conferire agli stessi la corretta valenza civile e fiscale, nel corso degli anni ha dato luogo a un progressivo aggiornamento del panorama normativo italiano relativo alla conservazione digitale. Di seguito un elenco esemplificativo (non esaustivo) dei documenti che \u00e8 possibile conservare in modalit\u00e0 digitale: Fatture non elettroniche DDT \u2013 Documenti di Trasporto Ricevute fiscali Scontrini fiscali Bilancio d\u2019esercizio (stato patrimoniale, conto economico, nota integrativa, relazione di gestione, relazione dei sindaci e revisori) Dichiarazioni fiscali Modulistica pagamenti (es.: modelli F23 e F24) Registri Contabili (es.: libro giornale, registri IVA, mastri, libro inventari, etc.) Libro Unico del Lavoro (LUL) CUD Offerte Contratti Corrispondenza Libri sociali Documenti sanitari Documenti protocollati prodotti da Pubbliche Amministrazioni o da societ\u00e0 soggette a obbligo di protocollazione informatica Mandati di pagamento e reversali Per alcune tipologie di documenti la conservazione digitale \u00e8 direttamente prevista dalla normativa corrispondente. Di seguito un elenco esemplificativo (non esaustivo) dei documenti per i quali la norma prevede la conservazione digitale: PEC \u2013 Messaggi e ricevute di Posta Elettronica Certificata e corrispondenza Fatture elettroniche verso la Pubblica Amministrazione (PA) Fatture elettroniche LUL Libri e Registri Contabili Libri Sociali\", \"Italian Female\", {\"rate\":\"1\",\"pitch\":\"1.2\"});\n                }\n            };\n        <\/script>\n    \n<p hidden=\"\">\n<style>table tr td {border: 1px solid black; padding: 10px;}<\/style>\n<\/p>\n<p hidden=\"\">Che cos\u2019\u00e8? La Conservazione dei documenti informatici \u00e8 un processo che, basandosi su regole, procedure e tecnologie certificate, consente di conservare i documenti in formato digitale garantendone autenticit\u00e0, integrit\u00e0, affidabilit\u00e0, leggibilit\u00e0 e reperibilit\u00e0. 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Spesso si confonde l\u2019attivit\u00e0 di \u201carchiviazione elettronica\u201d con quella di \u201cconservazione digitale\u201d ma c\u2019\u00e8 una sostanziale differenza tra le due attivit\u00e0 infatti: l\u2019archiviazione elettronica \u00e8 un\u2019attivit\u00e0 che consente la memorizzazione di un documento su un supporto digitale (di fatto si tratta di un\u2019attivit\u00e0 simile all\u2019archiviazione cartacea con l\u2019unica differenza che viene usato un supporto diverso) la conservazione digitale, attraverso un processo che si serve di soluzioni informatiche, assicura a un documento autenticit\u00e0, integrit\u00e0, affidabilit\u00e0, leggibilit\u00e0 e reperibilit\u00e0. Pertanto non si limita alla \u201csemplice\u201d archiviazione dei documenti informatici ma assicura agli stessi validit\u00e0 legale e leggibilit\u00e0 nel corso del tempo. Il servizio di conservazione digitale eWitness. Il nostro Sistema di Conservazione aderisce completamente al modello concettuale definito dalla normativa vigente, garantendo la fruibilit\u00e0 degli oggetti digitali conservati per tutto il periodo prescritto dalla legge, indipendentemente dall\u2019evolversi del contesto tecnologico. Siamo certificati 27001:2013 e accreditati AgID e offriamo il nostro servizio di conservazione digitale in outsourcing sia alla Pubblica Amministrazione che ai privati. La peculiarit\u00e0 del Sistema di Conservazione eWitness \u00e8 la presenza del Notaio quale Pubblico Ufficiale che ricopre il ruolo di Responsabile del Servizio di Conservazione e che garantisce, oltre alle caratteristiche di autenticit\u00e0, integrit\u00e0, affidabilit\u00e0, leggibilit\u00e0 e reperibilit\u00e0, anche i seguenti vantaggi: opponibilit\u00e0 a terzi fino a prova contraria data certa certezza delle operazioni nel Sistema di Conservazione Il Sistema di Conservazione riceve, oltre ai documenti, anche una serie di metadati che consentono di indicizzare e successivamente ricercare i documenti stessi nel Sistema al fine di garantirne la piena reperibilit\u00e0 nel tempo. I documenti digitali, siano essi nativi digitali o ottenuti a seguito di un processo di dematerializzazione, vengono versati nel Sistema di Conservazione tramite un canale sicuro messo a disposizione da eWitness. \u00c8 importante sottolineare che il Sistema di Conservazione eWitness rimane esterno ai sistemi informativi del Cliente, riducendo quindi l\u2019impatto tecnologico e organizzativo che tende cos\u00ec a essere nullo. Il Sistema di Conservazione eWitness genera una serie di evidenze delle operazioni effettuate sui documenti versati nel Sistema stesso; la prima evidenza prodotta \u00e8 la ricevuta di presa in carico, alla quale corrisponde anche una marca temporale apposta in modalit\u00e0 detached; segue poi la ricevuta di conservazione che viene generata per ogni documento versato. La ricevuta di conservazione \u00e8 firmata digitalmente e contiene in particolare il codice HASH del documento, ossia un codice alfanumerico che identifica in maniera univoca il contenuto del documento stesso. La ricevuta di conservazione \u00e8 generata e messa a disposizione del Cliente in formato PDF e XML. Il Sistema di Conservazione inoltre genera quotidianamente i daily log, ossia l\u2019indice dei Pacchetti di Versamento (PdV) che evidenziano tutte le operazioni effettuate dal Sistema sui documenti versati. Il Notaio, quale Responsabile del Servizio di Conservazione, sottoscrive i daily log apponendovi la propria firma digitale e una marca temporale, congelando in questo modo tutte le operazioni inerenti al versamento dei documenti nel Sistema di Conservazione, attestandone altres\u00ec l\u2019esistenza e la data certa. Al completamento del processo di conservazione viene successivamente predisposto il Pacchetto di Archiviazione (PdA) conforme alle normative UNI 11386 SinCRO (Supporto all\u2019Interoperabilit\u00e0 nella Conservazione e nel Recupero degli Oggetti digitali) nella loro versione vigente al momento del perfezionamento dell\u2019operazione. Per saperne di pi\u00f9 consulta il nostro manuale della conservazione. La soluzione di eWitness per il servizio di conservazione digitale. La tecnologia messa a disposizione da eWitness consente di versare documenti e\/o dati nel Sistema di Conservazione attraverso l\u2019utilizzo di uno dei seguenti canali di comunicazione: FTP tramite VPN API Rest tramite HTTPS Questi canali di comunicazione consentono di stabilire un collegamento sicuro all\u2019interno di una connessione cifrata tramite crittografia asimmetrica (SSL\/TLS), fornendo come requisiti chiave: autenticazione protezione della privacy (riservatezza o confidenzialit\u00e0) integrit\u00e0 dei dati scambiati tra le parti comunicanti La trasmissione sul canale Web Service messo a disposizione da eWitness \u00e8 basata sul protocollo HTTPS e avviene tramite API (Application Programming Interface) REST, ossia un insieme di risorse che consentono l\u2019integrazione con il Sistema di Conservazione eWitness in risposta alle esigenze di business. In particolare rendono possibile: la trasmissione di documenti e\/o dati al Sistema di Conservazione eWitness l\u2019associazione dei relativi metadati il recupero delle ricevute di conservazione L\u2019autenticazione sul canale di comunicazione HTTPS \u00e8 gestita tramite un certificato SSL emesso da eWitness, approvato dal cliente e firmato da una Certification Authority riconosciuta. Le soluzioni che sfruttano il sistema di conservazione digitale eWitness, Il Sistema di Conservazione digitale eWitness \u00e8 la base di tutti i servizi fiduciari digitali proposti da eWitness e pu\u00f2 essere utilizzato sia in modo nativo per realizzare la conservazione digitale di lungo periodo, sia come complemento per altri. Riportiamo un elenco dei nostri servizi che possono utilizzare la conservazione digitale come complemento dell\u2019attivit\u00e0: Gestione deleghe in formato digitale Piattaforma che permette la digitalizzazione di un processo di produzione e sottoscrizione di deleghe da parte di tutti gli interessati. Dematerializzazione con certificazione notarile Passaggio a una gestione digitale del flusso documentale, offrendo le stesse garanzie di autenticit\u00e0 e sicurezza del mondo cartaceo mantenendone inalterato il valore legale e probatorio. Estratti notarili da documenti digitali Soluzione che permette alle aziende che effettuano la conservazione digitale dei libri e dei registri contabili di predisporre estratti notarili da utilizzare in ogni situazione comprese quelle di contenzioso con piena efficacia probatoria. Conservazione digitale dei libri sociali Soluzione che conferisce pieno valore legale e probatorio ai libri sociali (obbligatori e non) delle imprese tenuti in formato digitale, con una gestione pi\u00f9 efficiente di tutti gli aspetti di sicurezza rispetto alla gestione cartacea. Archiviazione PEC\/mail Integrazione con Pec Organizer, soluzione leader che certifica il percorso dei messaggi all\u2019interno dell\u2019organizzazione. Le PEC\/mail sono conservate nel Sistema eWitness. Escrow codice sorgente e chiavi grafometriche Servizio di deposito fiduciario di un oggetto digitale di rilevante valore economico o strategico, da parte di un Depositante nel proprio interesse e nell\u2019interesse di un Beneficiario presso un Fiduciario terzo Super Partes (Depositario, Notaio). 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Di seguito un elenco esemplificativo (non esaustivo) dei documenti che \u00e8 possibile conservare in modalit\u00e0 digitale: Fatture non elettroniche DDT \u2013 Documenti di Trasporto Ricevute fiscali Scontrini fiscali Bilancio d\u2019esercizio (stato patrimoniale, conto economico, nota integrativa, relazione di gestione, relazione dei sindaci e revisori) Dichiarazioni fiscali Modulistica pagamenti (es.: modelli F23 e F24) Registri Contabili (es.: libro giornale, registri IVA, mastri, libro inventari, etc.) Libro Unico del Lavoro (LUL) CUD Offerte Contratti Corrispondenza Libri sociali Documenti sanitari Documenti protocollati prodotti da Pubbliche Amministrazioni o da societ\u00e0 soggette a obbligo di protocollazione informatica Mandati di pagamento e reversali Per alcune tipologie di documenti la conservazione digitale \u00e8 direttamente prevista dalla normativa corrispondente. 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