Digitalizzazione libri sociali: come assicurare valore legale e probatorio

L’argomento della digitalizzazione dei libri sociali porta immediatamente aconsiderare i vantaggi e i benefici in termini di operatività e semplificazione che un’azienda può trarre,  anche se non è possibile trascurare l’elemento cardine e centrale: la validità legale e il valore probatorio che l’intero processo digitale deve garantire per la corretta formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici gestiti. Una soluzione digitale dimostra di essere valida e di possedere un’architettura robusta, solo se è in grado di garantire, oltre agli aspetti legati alla sicurezza della gestione delle informazioni, anche gli aspetti essenziali per soddisfare i requisiti richiesti dalla normativa

Le caratteristiche della digitalizzazione dei libri sociali previste dalla normativa

L’art. 39 del Codice dell’Amministrazione Digitale (cd. CAD, contenuto nel D.Lgs. n. 82/2005) prevede che, citando testualmente: “I libri, i repertori e le scritture, ivi compresi quelli previsti dalla legge sull’ordinamento del notariato e degli archivi notarili, di cui sia obbligatoria la tenuta possono essere formati e conservati su supporti informatici in conformità alle disposizioni del presente codice e secondo le Linee guida”.  Il richiamo alle Linee Guida vale anche per la digitalizzazione dei libri sociali,così come ribadito in ambito più generale dal successivo art. 43 del CAD: “Gli obblighi di conservazione e di esibizione di documenti si intendono soddisfatti a tutti gli effetti di legge a mezzo di documenti informatici, se le relative procedure sono effettuate in modo tale da garantire la conformità ai documenti originali e sono conformi alle Linee guida”. Per rendere perfettamente compliant la digitalizzazione dei libri sociali è indispensabile adottare un sistema di conservazione a norma che, ai sensi dell’art. 44 del CAD, assicuri ai libri sociali in esso conservati “le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità, secondo le modalità indicate nelle Linee Guida”.

La centralità del valore legale e probatorio

Come anticipato, un processo di digitalizzazione dei libri sociali deve principalmente assicurare la valenza probatoria richiesta dalla normativa, garantendo l’immodificabilità dei libri nel tempo. Tuttavia, lo stesso processo porta con sé anche ulteriori benefici: la riduzione dei costi di gestione aziendale e l’eliminazione totale dell’uso della carta. Attraverso la digitalizzazione,si ridisegna completamente il processo operativo e si sostituiscono le operazioni manuali di vidimazione e numerazione progressiva delle pagine con l’apposizione, almeno una volta all’anno, della firma digitale e della marca temporale dell’imprenditore o suo delegato. La digitalizzazione dei libri sociali garantisce la trasparenza del contenuto, oltre a una maggiore sicurezza contro i casi di perdita, distruzione e sottrazione della documentazione.

Digitalizzazione dei libri sociali non senza conservazione a norma

Il CAD stabilisce precisamente che gli obblighi di conservazione e di esibizione di documenti si intendono soddisfatti a tutti gli effetti di legge, a mezzo di documenti informatici, se le relative procedure sono effettuate in modo tale da garantire la conformità ai documenti originali (art. 43 D.Lgs. 82/2005). Una conformità che deve rispettare anche i requisiti previsti dalle Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.

Se consideriamo quindi i libri tenuti in formato digitale come documenti informatici e vogliamo assicurare agli stessi un valore probatorio duraturo nel tempo, anzi per tutta la durata della società, stante il loro valore giuridico, è necessario che gli stessi, debitamente firmati, vengano conservati in un sistema di conservazione a norma di legge in grado di assicurare ai documenti stessi tutti i requisiti di cui all’art. 44 del CAD.