DigiDoCert: la soluzione per creare, gestire e conservare i documenti aziendali

La conservazione digitale come parte integrante del ciclo di vita del documento informatico

La conservazione digitale è parte integrante del ciclo di vita di un documento informatico e di fatto conferisce valore legale nel tempo al documento stesso.

Ogni documento informatico deve essere conservato per un determinato periodo: la normativa definisce come gestire e conservare digitalmente i documenti in funzione del valore probatorio che si vuole conferire a un determinato documento.

Per questo motivo è importante fin dal momento della creazione di un documento avere chiara la sua funzione e determinarne il processo di gestione. Soluzioni che consentono la creazione, la gestione e distribuzione dei documenti all’interno di una organizzazione, per offrire un servizio completo, devono anche integrare un sistema di conservazione che permetta ciò.

La soluzione di eWitness per la creazione, gestione e conservazione dei documenti aziendali

La piattaforma DigiDoCert è la soluzione che permette di automatizzare le funzioni di gestione documentale, di ottimizzare i processi operativi tramite workflow e di versare i documenti in un Sistema di conservazione digitale. Attraverso un’unica interfaccia web offre la possibilità di creare, gestire, trasformare e distribuire flussi documentali provenienti da qualsiasi fonte o sistema, conferendogli valore legale tramite l’invio nel Sistema di Conservazione digitale di eWitness.

La soluzione consente anche di aggiungere grafica e contenuti personalizzati ai documenti.

DigiDoCert permette la gestione completa di un documento infatti:

• consente la creazione e la modifica di un documento
• offre la possibilità di personalizzare il contenuto di un documento, di aggiungere grafica, sovrapposizioni, QR Code, pubblicità e immagini
• rende disponibile l’elenco dei documenti in piattaforma
• distribuisce i documenti in multicanalità (mail, web, stampa)
• offre la possibilità di gestire diversi livelli di accesso ed eventuali autorizzazioni
• invia nel Sistema di Conservazione digitale di eWitness i documenti