Conservazione digitale sostitutiva a norma in tutta Europa

Le regole della conservazione digitale a norma in Italia e a livello europeo sono diverse: per adeguarsi è necessario un alto livello di compliance. La sicurezza di svolgere ogni attività di gestione documentale in modo corretto secondo le diverse normative  può essere garantita esternalizzando il servizio di conservazione digitale. È indispensabile però scegliere un provider esperto in tema di normativa e dotato di specifici requisiti di garanzia e sicurezza delle sue infrastrutture, come eWitness. In questo modo, la partnership rappresenta un valore aggiunto che rende ancora più competitiva la propria realtà sul mercato: non ci sarà alcun limite nello stringere rapporti di business con l’estero.

Normativa conservazione digitale: come gestirla

È bene ribadirlo: al mondo non esiste un’unica normativa sulla conservazione digitale. Non si deve quindi, in maniera ingenua, pensare di poter fare affari con realtà di altri Paesi basandosi unicamente sulle regole che sono vigenti e conosciute in Italia. Il panorama legislativo in materia di conservazione infatti è altamente variegato, per cui è bene approfondire le norme dei vari Stati in cui si hanno interessi commerciali. Un’impresa che da soli è difficile da attuare in maniera vincente, per cui è consigliato il supporto di un partner.

 Normativa conservazione documenti digitali, un esempio di diversità

Senza questa tipologia di conoscenza approfondita della materia, infatti, si rischia di non essere compliant alla normativa sulla conservazione dei documenti digitali. Una situazione che può limitare in maniera importante lo sviluppo della propria attività e la competitività della stessa sul mercato internazionale. Ci si potrebbe sentir frenati per il rischio di sanzioni, oppure perché burocrazia e amministrazioni sono troppo complesse da affrontare per le proprie sole forze aziendali, oppure anche trovare intoppi perché non si è svolto in maniera corretta qualche processo. Per capire la rilevanza di questo aspetto, si pensi anche solo alla situazione in Europa: sebbene l’Italia faccia parte dell’Unione Europea, sussistono differenze normative tra la realtà nazionale e quella comunitaria, che è utile approfondire.

Conservazione digitale a norma, le differenze tra Italia ed Europa

Infatti, in Italia e in Europa le regole relative alla conservazione digitale differiscono, in quanto sono espressione di processi ed esigenze diverse. In Italia, la normativa in materia è stata introdotta inizialmente per gestire al meglio la documentazione nell’ambito della Pubblica Amministrazione: il documento pubblico assume un valore elevato, in quanto considerato alla stregua di un bene culturale. La prima norma introdotta per disciplinare la gestione documentale è il Decreto del Presidente della Repubblica numero 445 del 2000. Tale decreto riguarda la documentazione amministrativa pubblica: solo successivamente con l’introduzione del CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale, si è vista l’estensione delle regole per una corretta gestione documentale anche al settore privato. A livello europeo invece la normativa di riferimento è rappresentata dal regolamento eIDAS e si concentra maggiormente sulla disciplina di firme e sigilli, ossia strumenti utili per tutelare la validità dei documenti nel corso del tempo.

Per imprese e professionisti è indispensabile conoscere entrambe le normative.

Nelle attività odierne, in un ambiente sempre più globalizzato, è facile avere rapporti con partner stranieri. È importante quindi conoscere le diverse regole per adeguarsi di conseguenza. Certo è un terreno molto complesso, per cui serve l’appoggio di un provider che si occupi di gestione documentale e sia anche esperto di compliance internazionale sul tema, come per esempio eWitness.

Conservazione digitale a norma, perché affidarsi a un partner dalla visione internazionale

Affidarsi a un partner che sia in grado di offrire una visione completa, di livello internazionale, sul tema della conservazione digitale e più in generale sulle regole della gestione documentale in Italia e Unione Europea, offre vantaggi competitivi sul mercato e porta benefici nelle attività quotidiane. eWitness attraverso una sua consociata offre servizi di Long Term Preservation che rientrano nell’elenco dei Trust Service europei: con la propria infrastruttura è in grado di garantire la compliance sia alla normativa italiana che a quella europea.

Il processo di Conservazione di eWitness è in grado di garantire al documento informatico le cinque caratteristiche che un servizio di conservazione dovrebbe offrire per essere a norma: autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità. Allo stesso tempo con la sua infrastruttura e il suo processo è in grado di assicurare la validità delle firme digitali nel tempo. Una circostanza che rende le attività del provider compliant al regolamento eIDAS.

Scegliere un provider con una visione internazionale della gestione documentale permetterà di non preoccuparsi di eventuali nuovi adempimenti normativi. eWitness è sempre aggiornato sulle nuove leggi in Italia e in Europa, del resto negli ultimi anni molto si sta muovendo su questo fronte con l’obiettivo di uniformare a livello comunitario le regole. Lo scopo infatti è di avere la libera circolazione di dati e documenti all’interno dell’Unione Europea. A questo proposito, si pensi per esempio all’introduzione della fattura elettronica europea. È evidente quindi che conoscere unicamente le particolarità previste dalla normativa italiana in materia di conservazione digitale oggi possa non essere più sufficiente. In quest’ottica affidarsi a un partner come eWitness non pone limiti alla propria attività, si avrà sempre la certezza di gestire i documenti informatici in modo compliant alla normativa vigente.

Gestione per conservazione digitale, le possibilità

Come per ogni servizio, un’azienda può scegliere una gestione on premise o in outsourcing. Nel primo caso si tratta di occuparsi della totalità del processo utilizzando i propri sistemi aziendali, intervenendo con installazioni e modifiche direttamente sui propri strumenti informatici. Ciò comporta anche la necessità di formare i dipendenti, di disporre di adeguate competenze in azienda sia in ambito legal sia IT, nonché di provvedere alla manutenzione e agli aggiornamenti, oltre che alla sicurezza. La gestione in outsourcing invece prevede l’erogazione del servizio da parte del provider, il quale si occuperà di tutto quanto.

Conservazione digitale a norma, perché è meglio esternalizzare

Si potrebbe pensare che affidarsi a un provider per la conservazione digitale a norma sia un costo superfluo e che l’attività potrebbe facilmente essere gestita in house. Le norme lo consentono, tuttavia la complessità delle regole di questo ambito è tale che per adeguarsi appieno un’azienda o un professionista dovrebbe stanziare budget significativi per adeguare i propri sistemi e assumere personale specializzato, contemplando sempre la possibilità di sbagliare qualcosa e rischiare sanzioni. Esternalizzando il servizio e dunque appoggiandosi a un partner come eWitness invece non si avrà alcun pensiero. Sarà compito del provider fare in modo che tutto sia svolto nel rispetto delle regole italiane e ove necessario e richiesto anche nel rispetto della normativa europea.

eWitness è in grado di coniugare alti livelli tecnologici con la piena compliance normativa. Oltretutto, va sottolineato che al centro del Sistema di Conservazione di eWitness c’è la figura del Notaio, che in qualità di Pubblico Ufficiale permette al provider di offrire un servizio ulteriormente sicuro e affidabile.