Conservazione digitale per documenti per la sicurezza sul lavoro

La conservazione digitale dei documenti è una pratica che ne tutela il contenuto, gli autori e i fruitori, attraverso un processo articolato e strumenti tecnologici che garantiscono sicurezza e validità nel presente e nel futuro. Contratti, documentazione fiscale e contabile, pratiche amministrative e assicurative non possono semplicemente essere salvate sul desktop del proprio computer. I rischi sono elevati, a partire dalla cancellazione per un possibile errore umano fino alla sottrazione per la mancanza di adeguate misure di protezione. Dunque, è necessario implementare idonei sistemi tecnologici e adottare strumenti come la firma digitale, in compliance alle regole dettate dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e dalle Linee guida di AgID.

Che cos’è la conservazione digitale dei documenti

La conservazione dei documenti informatici è un processo di memorizzazione su un idoneo supporto digitale, di documenti e fascicoli informatici, svolta in modo da garantire che le loro caratteristiche restino inalterate per tutto il periodo previsto dal piano di conservazione e dalla normativa.

Le indicazioni sui requisiti che il sistema di conservazione deve avere sono contenute nell’articolo 44 del CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale. Il riferimento normativo spiega che il processo di conservazione deve essere svolto con l’obiettivo di garantire quindi le seguenti caratteristiche del documento negli anni:

• Autenticità: è importante che si possa sempre accertare con sicurezza che il documento sia originale e chi ha sottoscritto il documento sia proprio la persona indicata;
• Integrità: il documento digitale deve conservarsi inalterato e nel corso del tempo non deve essere stato modificato nel suo contenuto;
• Affidabilità: la conservazione deve garantire che il documento digitale sia sicuro, cioè rappresenti in modo accurato gli atti o i fatti in esso contenuti al momento della sua firma, tanto da assumere valore probatorio;
• Leggibilità: la conservazione del documento deve basarsi su un formato che consenta la sua fruibilità nel corso degli anni, senza il rischio che questo venga alterato o che non si possa interpretare;
• Reperibilità: bisogna sapere esattamente dove si trova un dato documento. Non è qualcosa di scontato, basti pensare alla grande mole di documenti fiscali che un’azienda produce e che vanno conservati a norma di legge. I sistemi di conservazione spesso consentono tramite dashboard di avviare una ricerca rapida e precisa.

Come precisato dalle nuove Linee guida AgID pubblicate a settembre 2020, che confermano le cinque caratteristiche appena descritte, le regole della conservazione si applicano:

• ai documenti informatici;
• alle aggregazioni documentali informatiche (fascicoli e serie);
• agli interi archivi informatici con le informazioni di contesto (i metadati) dei documenti associati.

Conservazione digitale documenti, come funziona

Tutto ciò può essere garantito solo adottando precisi strumenti innovativi previsti dalla legge.

In particolare, al fine di assicurare al documento informatico le caratteristiche di autenticità e immodificabilità, si possono usare:

• La firma digitale – Si tratta di una tipologia di firma elettronica qualificata che si basa su una chiave crittografica pubblica e una privata tra loro legate. Questo sistema permette al titolare della firma di manifestare la paternità e l’integrità del documento, consentendo a un terzo soggetto di poter verificare tali aspetti.  Si presenta come una chiavetta USB, un token, una smart card o un sistema webservice di firma da remoto.  Il documento informatico sul quale viene applicata la firma digitale assume l’efficacia probatoria della scrittura privata, così come individuata dall’articolo 2702 del Codice civile.
• La marca temporale – Viene generata da una terza parte fidata (cioè accreditata presso un’autorità certificativa) e associa un’ora e una data al documento informatico, conferendo validazione temporale.

Per quanto riguarda i formati, i più adatti alla conservazione sono quelli individuati nell’allegato 2 delle Linee Guida AgID pubblicate a settembre 2020: tali formati consentono di rendere inalterabile e sempre leggibile il documento nel corso del tempo, attribuendo così un elevato grado di sicurezza.

Cosa sottoporre alla conservazione digitale

Sono tenuti alla conservazione a norma sia i soggetti pubblici sia i privati.

Le pubbliche amministrazioni in particolare devono obbligatoriamente conservare secondo la legge i documenti che sono stati formati durante tutta la loro attività.

Secondo la legge, alcuni dei documenti per cui è prevista la conservazione digitale a norma sono per esempio quelli inclusi in:

• Articolo 2220 Codice civile: scritture contabili, fatture, lettere e telegrammi ricevute e copie di quelli spediti;
• Articolo 39 Dpr. numero 633 1973: la documentazione economica e finanziaria;
• DM Lavoro 9-7-2008: i documenti relativi al libro unico del lavoro;
• Circolare del Ministero della Salute 900/86: documenti sanitari come la cartella clinica.

Sono tutti documenti per cui è fondamentale garantire il pieno valore legale e probatorio nel corso del tempo.