Conservazione digitale libri sociali: più efficiente, agile e sicura con eWitness

Un processo più sicuro, semplice e veloce: la piattaforma di gestione e tenuta digitale dei libri sociali integrata con il servizio di conservazione digitale dei libri sociali di eWitness permette di mantenere inalterato il valore legale dei documenti nel corso del tempo, garantendone sempre l’autenticità, immodificabilità, affidabilità, leggibilità e la facile reperibilità. La piattaforma di gestione e tenuta digitale dei libri sociali consente di digitalizzare ogni fase del ciclo di vita dei libri sociali, dalla loro redazione alla raccolta delle firme, fino, appunto, alla conservazione digitale. Con questa soluzione, l’invio dei verbali nel sistema di conservazione avviene in modo completamente automatico una volta raccolte tutte le firme dei soggetti interessati. Un passaggio  che rende più semplici e rapide le operazioni, ottimizza il processo, e aumenta il livello di sicurezza perché riduce il rischio di errori umani o intrusioni esterne. Ulteriore valore aggiunto è la presenza di un Notaio come Responsabile del Servizio di Conservazione: una garanzia dell’affidabilità del servizio, i cui benefici si ripercuotono positivamente sulle società clienti.

Gestione, tenuta e conservazione digitale dei libri sociali con eWitness: come cambia il processo

Per comprendere appieno le potenzialità del servizio proposto da eWitness, è fondamentale evidenziare, più in generale, come la piattaforma di gestione e tenuta dei libri sociali semplifichi l’intero processo. Infatti, eWitness offre la possibilità di digitalizzare il ciclo di vita dei libri sociali grazie a una piattaforma accessibile via browser, che rende più efficienti e sicuri i processi legati alla gestione e tenuta di questi documenti. Tutto ciò non limitandosi semplicemente a digitalizzare i passaggi che comunemente devono essere effettuati nella gestione tradizionale con la carta, ma ridisegnandoli in un’ottica di ottimizzazione e sostenibilità. La carta viene completamente abbandonata: la redazione dei libri sociali viene svolta in modalità informatica e i verbali non dovranno più essere stampati su pagine precedentemente vidimate e numerate. Inoltre la fase di sottoscrizione dei verbali non richiede la firma autografa e dunque la presenza fisica dei soggetti coinvolti ma può essere svolta da remoto grazie alla firma digitale. Non ci sarà poi bisogno di archiviare i documenti in scaffali con il rischio che il contenuto venga compromesso nel corso del tempo perché saranno custoditi nel sistema di conservazione digitale congelandone le caratteristiche e mantenendone inalterato il valore probatorio.

Utilizzando la piattaforma di gestione e tenuta dei libri sociali integrata con il servizio di conservazione digitale eWitness è quindi possibile:

• Gestire il processo con grande flessibilità, accedendo alla piattaforma tramite browser e dunque da qualunque dispositivo e in qualunque momento.
• Redigere in via informatica i verbali dei libri sociali.
• Gestire la sottoscrizione dei verbali grazie alla firma digitale anche remota.
• Apporre la firma digitale del legale rappresentante della società.
• Inviare in modo automatico i verbali firmati nel sistema  di conservazione digitale.
• Monitorare il processo e avere certezze sull’esito: la piattaforma consegna una ricevuta di avvenuta conservazione dei verbali.
• Consultare i verbali.
• Procedere alla creazione di estratti notarili dai libri sociali.

Conservazione digitale dei libri sociali con eWitness, i benefici

Alla luce di queste considerazioni, emerge come il servizio di conservazione digitale dei libri sociali di eWitness sia una soluzione vantaggiosa, in quanto:

• è un servizio realizzato con estrema attenzione alla compliance, sia relativamente alla normativa sulla gestione dei documenti informatici sia riguardo agli aspetti legati alla data protection e anche alla cyber security.
• consente di mantenere inalterate le caratteristiche del documento conservato come previsto dall’articolo 44 del Codice dell’Amministrazione Digitale e, dunque, di garantirne il valore probatorio nel corso del tempo.
• è un servizio offerto in outsourcing: l’azienda non dovrà installare nulla sui propri sistemi interni, con un netto risparmio sui costi operativi oltre che una evidente semplificazione in termini di gestione, che non graverà sul proprio reparto IT.
• Prevede l’automatizzazione della fase di invio dei verbali firmati nel sistema di conservazione rende più veloce e semplice il processo, aumentandone la sicurezza.
• Vanta la presenza di un Notaio come Responsabile del Servizio di Conservazione, dunque un pubblico ufficiale che fornisce maggiori garanzie sul corretto svolgimento di ogni operazione nel sistema di conservazione, oltre a certificare il momento della messa in conservazione. 

Le peculiarità tecniche e gestionali del servizio, quindi, permettono di incrementare l’efficienza dell’intero processo legato ai libri sociali, ottimizzandolo e aumentando la sicurezza.