CONSERVAZIONE A NORMA AGID

La conservazione a norma (meglio definita conservazione digitale dei documenti informatici) è il processo legale/informatico, regolamentato dalla legge italiana, che consente di creare documenti informatici con pieno valore legale. La conservazione sostitutiva equipara i documenti cartacei con quelli elettronici e permette ad aziende private e pubbliche amministrazioni di eliminare o ridurre i costi legati alla stampa, allo stoccaggio, all’archiviazione, all’imposta di bollo dei giornali bollati, etc.

Conservare digitalmente significa sostituire i documenti cartacei, che per legge alcuni soggetti giuridici sono tenuti a conservare, con l’equivalente documento in formato digitale che viene “bloccato” nella forma, contenuto e tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale.

 

Quali documenti possono godere della conservazione a norma?

La sempre crescente mole di documentazione prodotta, con la necessità di conferire alla stessa la corretta valenza civile e fiscale, ha dato luogo, nel corso degli anni, ad un progressivo aggiornamento del panorama normativo italiano relativo alla conservazione sostitutiva.

Di seguito un elenco esemplificativo (non esaustivo) dei documenti che è possibile conservare in modalità digitale (conservazione sostitutiva):

  • Fatture
  • DDT – Documenti di Trasporto
  • Ricevute fiscali
  • Scontrini fiscali
  • Bilancio d’esercizio (stato patrimoniale, conto economico, nota integrativa, relazione di gestione, relazione dei sindaci e revisori)
  • Dichiarazioni fiscali
  • Modulistica pagamenti (es.: modelli F23 e F24)
  • Registri Contabili (es.: libro giornale, registri IVA, mastri, libro inventari, etc.)
  • Libro unico del lavoro
  • CUD
  • Offerte
  • Contratti
  • Corrispondenza
  • Libro dei soci
  • Libro delle obbligazioni
  • Libro delle adunanze e delle deliberazioni
  • Documenti sanitari
  • Documenti protocollati prodotti da Pubbliche Amministrazioni o da società soggette a obbligo di protocollazione informatica
  • Mandati di pagamento e reversali

 

Per alcune tipologie di documenti la conservazione sostitutiva è l’unico metodo di conservazione legalmente valido. Di seguito un elenco esemplificativo (non esaustivo) di quelli che godono della conservazione a norma:

  • PEC – Messaggi e ricevute di Posta Elettronica Certificata
  • FatturaPA
  • Contratti firmati digitalmente
  • Etc.

I documenti digitali, siano essi nativi o ottenuti eventualmente a seguito di un processo di dematerializzazione, vengono inviati al Sistema di Conservazione a norma eWitness tramite un canale sicuro con tecnologia proprietaria eWitness.

I documenti digitali trasmessi sono sottoposti ad una serie di lavorazioni che implementano i concetti alla base delle norme e degli standard che definiscono la conservazione digitale di lungo periodo (long-term preservation). Peculiarità del sistema eWitness è quella di generare una serie di evidenze delle operazioni che sono effettuate.

La prima evidenza è il codice HASH del documento, inserito in un PDF firmato, che è reso al cliente in qualità di Ricevuta dell’avvenuto versamento nel Sistema di Conservazione eWitness La ricevuta è firmata digitalmente.

Oltre ai documenti, il Sistema può ricevere anche una serie di metadati, utili per esempio ad un sistema documentale che si potrà occupare di indicizzare i documenti per facilitarne le future ricerche o altre elaorazioni

Il sistema che gestisce i documenti, al temine della giornata genera i file di log di tutte le operazioni compiute sul sistema: dal versamento di nuovi documenti alle operazioni di accesso e lettura. Tutte le attività che avvengono su un documento sono tracciate.

Il Notaio, con la sottoscrizione dei log quotidiani, prende in carico i documenti depositati, li congela apponendovi la propria firma digitale ed attesta l’esistenza in data certa dei documenti presi in carico.

Una serie di ulteriori post-lavorazioni, ad esempio a fine anno fiscale, consentono infine di adempiere ad obblighi legali e fiscali.

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