Come ottimizzare la gestione dei libri sociali grazie al digitale

Eliminare passaggi superflui, ridisegnando i processi di gestione dei libri sociali in un’ottica di incremento dell’efficienza. La digitalizzazione consente di trasformare queste attività documentali rendendole più performanti, puntando a semplificazione e ottimizzazione. La legge consente di usufruire di procedure informatiche per la formazione, tenuta e conservazione dei libri sociali: si tratta di una previsione alternativa, non di un obbligo, ma è bene approfondirne i numerosi vantaggi per capire come la digitalizzazione semplifichi le attività, le renda anche più sicure, tutelando i dati e il valore legale dei documenti, con conseguenze positive per la propria organizzazione e tutti gli stakeholder interessati.

Gestione dei libri sociali, come cambiano i processi digitalizzando

Digitalizzare la gestione dei libri sociali consente di rendere più veloce e semplice l’intero ciclo di vita di questi documenti, raggiungendo il medesimo obiettivo: creare documenti con un valore probatorio duraturo nel tempo ma con modalità differenti. Grazie alla digitalizzazione si modificano e semplificano passaggi come, per esempio, la necessità di apporre la firma autografa dei soggetti preposti e coinvolti nella verbalizzazione. Può sembrare un dettaglio trascurabile, ma considerando che le figure apicali nelle imprese solitamente hanno agende fittissime e la necessità di spostarsi di sovente, organizzare un appuntamento anche per una sola firma risulta a tutti gli effetti una perdita di tempo e di risorse. Allo stesso modo, organizzarsi preventivamente con un ufficio notarile o con la CCIAA, per procedere alla vidimazione di tutte le pagine del libro sociale, richiede la necessità di coordinare le esigenze e gli impegni di vari attori coinvolti nell’attività.

Queste situazioni possono essere evitate, digitalizzando il processo: con l’impiego di una soluzione di firma digitale è possibile dare pieno valore legale ai documenti senza la contestualità fisica con il soggetto coinvolto nel processo di firma. Senza recarsi in ufficio per la sottoscrizione autografa, in qualunque luogo si trovi e in qualsiasi momento, potrà procedere ad apporre la sua firma digitale, evitando quindi l’interruzione delle attività per le lunghe attese.

Digitalizzando il processo operativo della gestione dei libri sociali, sparisce la necessità di vidimare ogni pagina cartacea, oltre a quella di individuare un luogo con le condizioni adatte per custodire i libri sociali nel corso del tempo. Infatti, la digitalizzazione del processo operativo prevede il  semplice trasferimento del documento dall’ambiente di condivisione e gestione al sistema di conservazione digitale che, in base alle regole stabilite dal Codice dell’Amministrazione Digitale, deve essere strutturato in modo da garantire non solo il valore probatorio del documento, ma anche l’autenticità, la fruibilità e la facile reperibilità. Non bisognerà quindi mettersi a cercare documenti in cassetti o scaffali, per poi scoprire magari che sono andati persi o che si sono rovinati.

Come scegliere la piattaforma per la gestione dei libri sociali

Per ottenere questi benefici, è indispensabile dotarsi di una soluzione informatica per la gestione dei libri sociali. L’ideale è una piattaforma web accessibile da browser, gestita in outsourcing in modo da demandare aggiornamenti e assistenza a un partner tecnologico riducendo le spese di gestione, integrata nativamente con un sistema di conservazione digitale al fine di evitare ogni vulnerabilità correlata al momento del trasferimento o versamento dei libri dall’ambiente gestionale a quello di conservazione digitale.

Attraverso la piattaforma è possibile gestire attività come:

• apporre la firma digitale da remoto conferendo pieno valore legale ai documenti, oltre all’apposizione della marca temporale;
• formare i verbali che costituiscono i libri sociali;
• occuparsi della loro condivisione e revisione in modo sicuro, grazie a un ambiente unico di lavoro protetto;
• snellire il flusso lavorativo e documentale grazie all’integrazione con i sistemi;
• custodire in modo organizzato libri sociali e verbali, in modo da poterli trovare velocemente in caso di necessità;
• garantire la tutela del contenuto della documentazione e il rispetto delle regole in compliance alla normativa europea sulla data protection.

A proposito di sicurezza, inoltre, impostando diversi livelli di accesso alla piattaforma si potrà garantire la gestione, visione e sottoscrizione dei libri sociali ai diversi soggetti coinvolti nel processo in base al grado di autorizzazione funzionale che gli utenti devono avere, nel rispetto delle policy di accesso definite e condivise dalla propria organizzazione, elevando ulteriormente il grado di tutela del materiale.