„electronic witness“ (eWitness) ist ein weltweit verfügbarer elektronischer Notariatsservice. Das System ermöglicht es Unternehmen, Transaktionen im Online-Bereich beweisbar zu dokumentieren. Insbesondere der Versand von E-Mails sowie FTP-Uploads können mit dem System auf elektronischem Wege notariell bestätigt werden.

Funktionsweise

Als Voraussetzung zur Verwendung von eWitness benötigen die Nutzer des Systems einen ihnen zugeordneten und gleichfalls an das System angeschlossenen Notar. Die mit eWitness versendeten Daten werden vom Mailprogramm des Absenders zunächst an den eWitness-Server verschickt. Sobald die Daten auf dem eWitness-Server eintreffen, werden sie „versiegelt“ und dann an den jeweiligen Empfänger weitergesendet. Durch Einfügen so genannter „elektronischer Fingerabdrücke“ (Hash-Werte) und durch die genaue Protokollierung aller Transaktionen sind nachträgliche Veränderungen der übersendeten Daten nicht mehr möglich – Manipulationsversuchen wird so ein Riegel vorgeschoben.

Der Absender erhält zu jeder Transaktion sofort eine qualifiziert signierte Bestätigung per E-Mail, die alle wesentlichen Transaktionsdaten enthält: Der genaue Zeitpunkt des Versandes wird in diesem Protokoll ebenso festgehalten wie der Absender, der Empfänger und ein „Fingerabdruck“ des Inhalts. Dieses Protokoll kann auf Grund der gesetzeskonformen qualifizierten Signatur und der Autorisierung durch einen Notar als starker Beweis des Versandes und der Zustellung benutzt werden.

Mit dem System eWitness kann der Notar zusätzlich jede Einzeltransaktion individuell bestätigen und die im Rahmen der Transaktion übermittelten Daten hoheitlich beglaubigen. Das Ergebnis ist eine elektronische und vollwertige notarielle Urkunde. Die Transaktion kann im Bedarfsfall vom Notar auch noch zusätzlich in althergebrachter Papierform urkundlich belegt werden.

Für die Transaktionen eines Tages erhält der eWitness-Kunde zusätzlich ein Tagesprotokoll, das notariell digital signiert ist. Das System bietet seinen Nutzern zudem eine elektronische Langzeitarchivierung - alle Versendungsvorgänge sowie die versendeten Daten werden beim Betreiber gespeichert und archiviert: Durchgeführte Versendungen können so auch noch nach einigen Jahren durch zertifizierte digitale Kopien der Daten und der Zustellnachweise dokumentiert und zu Beweiszwecken vorgelegt werden.

Technologische Voraussetzungen

Um eWitness nutzen zu können, reicht ein normaler E-Mail- oder FTP-Client, wie zum Beispiel Outlook oder Perfect-FTP. Die Nutzung von eWitness setzt darüber hinaus nur die Installation eines Plug`n`Play-Kommunikationsservers voraus.

Vor allem im Bereich der Umsetzung von Compliance-Vorgaben kommt eWitness zum Einsatz: Unternehmen, die einen hohen internen Dokumentationsbedarf haben, weil sie unter der Beobachtung von Aufsichtsbehörden stehen sowie Unternehmen, die den Nachweis erbringen müssen, dass sie Verbraucher ausreichend über Rechte und Risiken aufgeklärt haben, profitieren ebenfalls von der Beweiskraft der mit eWitness durchgeführten Transaktionen.

Mit eWitness lässt sich der Versand von Rechnungen (e-billing / e-invoicing) und Mahnungen an säumige Zahler dokumentieren. Zudem gelingt mit dem System der Nachweis, dass elektronische Rechnungen auch tatsächlich unverfälscht im Organisationsbereich des Empfängers angekommen sind.

Unternehmen können mit eWitness Verträge an Geschäftspartner und Kunden über das Internet versenden und ersparen sich so die Kosten für die Archivierung von Vertragsunterlagen. Darüber hinaus werden rechtliche Auseinandersetzungen über die Echtheit digitaler Vertragsversionen weitestgehend vermieden (wie sehr das möglich ist, hängt von den jeweiligen Rechtsordnungen ab).

Der Stand von Verhandlungen zwischen Geschäftspartnern kann ebenfalls mit dem System zu einem genau definierten Zeitpunkt exakt dokumentiert werden: Der jeweilige Status wird einfach protokolliert und über eWitness an den Verhandlungspartner geschickt.

Ein weiteres Anwendungsgebiet von eWitness ist die Buchhaltung. Diese lässt sich in manchen Ländern mit dem System durchgängig online durchführen – ein an das System angeschlossener Notar erhält regelmäßig via Internet die Buchhaltungsdaten seiner Klienten, die dann von eWitness gespeichert und versiegelt und auch an das Finanzamt weitergegeben werden.

Die Bestätigung der Dematerialisierung von Daten ist ein weiterer Einsatzbereich von eWitness: Papierdokumente werden eingescannt und in ihrer digitalisierten Form an den eWitness versandt: Von diesem kommt die Bestätigung, dass die dematerialisierten Daten zum gegebenen Zeitpunkt so und nicht anders vorgelegen haben. Soweit sich der Notar vom zuverlässigen Vorgang der Dematerialisierung überzeugen konnte, kann dieser zusätzlich den ordnungsgemäßen Vorgang der Digitalisierung dieser Dokumente bestätigen.

Verbreitung

eWitness kann weltweit genutzt werden. Die rechtliche Anerkennung von digital notarisierten Daten ist länderspezifisch unterschiedlich geregelt: In Deutschland, Italien, Spanien und Frankreich bieten Notare diesen Service an. In den Niederlanden und Luxemburg befindet man sich in der Vorbereitung. Weitere Länder werden folgen.