CONSERVAZIONE CON CERTIFICAZIONE NOTARILE / CONSERVAZIONE A NORMA

La conservazione a norma (meglio definita conservazione digitale dei documenti informatici) è il processo legale/informatico, regolamentato dalla legge italiana, che consente di creare documenti informatici con pieno valore legale. La conservazione sostitutiva equipara  i documenti cartacei con quelli elettronici e permette ad aziende private e pubbliche amministrazioni di eliminare o ridurre i costi legati alla stampa, allo stoccaggio, all’archiviazione, all’imposta di bollo dei giornali bollati, etc.
Conservare digitalmente significa sostituire i documenti cartacei, che per legge alcuni soggetti giuridici sono tenuti a conservare, con l’equivalente documento in formato digitale che viene “bloccato” nella forma, contenuto e tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale.
La sempre crescente mole di documentazione prodotta, con la necessità di conferire alla stessa la corretta valenza civile e fiscale, ha dato luogo, nel corso degli anni, ad un progressivo aggiornamento del panorama normativo italiano relativo alla conservazione sostitutiva.
Di seguito un elenco esemplificativo (non esaustivo) dei documenti che è possibile conservare in modalità digitale (conservazione sostitutiva):

  • Fatture
  • ddt
  • Ricevute fiscali
  • Scontrini fiscali
  • Bilancio d’esercizio (stato patr., conto econ., nota integrativa, relaz gest., relaz. sindaci e rev.)
  • Dichiarazioni fiscali
  • Modulistica pagamenti (es.: modelli F23 e F24)
  • Registri Contabili (es.: libro giornale, registri IVA, mastri, libro inventari, etc.)
  • Libro unico del lavoro
  • CUD
  • Offerte
  • Contratti
  • Corrispondenza
  • Libro dei soci
  • Libro delle obbligazioni
  • Libro delle adunanze e delle deliberazioni
  • Documenti sanitari
  • Documenti protocollati prodotti da Pubbliche Amministrazioni o da società soggette a obbligo di protocollazione informatica
  • Mandati di pagamento e reversali

Per alcune tipologie di documenti la conservazione sostitutiva  è l’unico metodo di conservazione legalmente valido in quanto, per loro stessa natura, queste tipologie di documenti non possono essere materializzati su carta. Di seguito un elenco esemplificativo (non esaustivo):

  • PEC – Messaggi e ricevute di Posta Elettronica Certificata
  • FatturaPA
  • Contratti firmati digitalmente
  • Etc.

I documenti informatici, risultato delle scansioni dei documenti cartacei, vengono inviati al Sistema di Conservazione a norma eWitness tramite router crittografico e Secure VPN.
I file / documenti trasmessi dal cliente vai VPN vengono conservati su un server FTP (proFTPD).
Il server FTP ha la peculiarità di generare una serie di evidenze delle operazioni che sono effettuate.
La prima evidenza è il codice HASH del documento, inserito in un PDF firmato, che è reso al cliente in qualità di ricevuta.
Oltre ai file, il cliente può inviare anche una serie di metadati, utili per esempio ad un sistema documentale che si occupa di estrarre i metadati utili ai fini documentali.
Il sistema che gestisce i documenti, al temine della giornata genera i file di log e metalog.
Il Notaio prende in carico i documenti depositati, li congela apponendovi la propria firma ed attesta l’esistenza in data certa dei documenti presi in carico (le firme prodotte da eWitness sono nel formato ETSI – PADES)

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